5 avantages de la gestion documentaire numérique qui convaincront votre manager
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5 avantages de la gestion documentaire numérique qui convaincront votre manager

« Ça coûte cher. Notre croissance n’est pas encore suffisante. Cela ne fait que compliquer les choses. Etc. » Même en 2019, les idées préconçues au sujet de la gestion documentaire numérique restent nombreuses. Vous avez tenté de convaincre à maintes reprises votre manager de l’intérêt d’un système de gestion documentaire (DMS), mais sans succès ? Vous comptez tenter votre chance d’ici peu, mais savez que votre supérieur ne se laisse pas amadouer si facilement ? Pas de panique ! Armé de ces quelques arguments fondés, vous parviendrez à convaincre les esprits même les plus réticents.

1.    Vous fixez le coût que vous souhaitez

« Et combien cela va-t-il nous coûter ? » est sans conteste la première question que vous posera votre manager après avoir entendu le terme « gestion documentaire numérique ». La réponse ? Un DMS coûte ce que vous voulez bien qu’il vous coûte. En effet, un DMS de qualité est adaptable à vos besoins, ce qui vous permet d’organiser vos flux de travail comme vous l’entendez !

2.    Devoir tout scanner et sauvegarder manuellement ? Loin de là !

Qui dit gestion documentaire numérique, dit également mise en place d’une archive numérique. Cependant, cela ne signifie pas que vos collaborateurs devront dorénavant numériser et sauvegarder manuellement l’ensemble de vos documents papier. Grâce à KYOCERA Scan & Connect, ils pourront compter sur la technologie de la reconnaissance optique de caractères pour ce faire. Le logiciel reconnaît automatiquement le type de document numérisé et le sauvegarde dans le dossier adéquat après lui avoir attribué le bon nom.

3.    La gestion documentaire numérique accroît la satisfaction client

Imaginez qu’un client téléphone à l’un de vos collaborateurs pour se plaindre de rappels de facture incessants qui lui sont envoyés, alors que la facture en question est payée depuis longtemps. Grâce à un DMS, le collaborateur qui discute avec le client pourra non seulement consulter la facture sur son écran sans tarder, mais aussi l’historique de paiement du client, alors qu’en l’absence d’un tel système, la clientèle serait renvoyée d’un service à un autre sans trouver solution à son problème. Un système de gestion documentaire, c’est donc une aide rapide et efficace pour vous et votre clientèle.

4.    Un trajet d’apprentissage facile

Apprendre à travailler avec un DMS est la portée de tous les collaborateurs d’entreprise. En effet, la facilité d’utilisation est une priorité absolue pour les fabricants de systèmes de gestion documentaire. Néanmoins, si l’un de vos collaborateurs avait besoin d’aide pour s’y retrouver, sachez que KYOCERA se tient toujours à la disposition des personnes en difficulté.

5.    Personne ne peut plus s’en passer !

D’accord, les entreprises n’utilisent pas toutes un DMS à l’heure actuelle, mais leur nombre de cesse de grandir, ce qui n’a rien d’étonnant vu la digitalisation grandissante observée à l’échelle mondiale. Une PME ambitieuse qui n’opérerait pas la transition vers une archive numérique couplée à un DMS se retrouverait donc vite à la traîne par rapport à ses concurrentes d’ici quelques années !

Découvrez aussi : Comment savoir s’il est temps d’installer un système DMS ?

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