Les avantages offerts par une archive numérique sont légion, c’est pourquoi de nombreuses entreprises opèrent aujourd’hui la transition du papier vers le numérique. Pourtant, des adieux définitifs aux documents papier semblent encore difficiles pour de multiples sociétés. En effet, une question essentielle les taraude toujours : pendant combien de temps faut-il conserver ses documents papier une fois numérisés et sauvegardés sur le cloud ? Voilà ce qu’en dit la loi.
Délai de conservation légal
Sept ans. Voilà le délai de conservation légal des factures d’une entreprise selon le Service public fédéral Économie. Heureusement, cela ne signifie pas que vous deviez conserver chaque exemplaire papier de vos factures pendant sept longues années ! Le fisc, par exemple, accepte aussi bien les exemplaires papier que numériques, mais impose également quelques conditions importantes.
Gestion d’une archive numérique : les 4 conditions à respecter
Votre archive numérique satisfait aux normes suivantes ? Vous pouvez dans ce cas détruire sans inquiétude vos vieilles factures papier et utiliser votre local d’archivage en espace de bureau supplémentaire.
- Vos factures sont sauvegardées sur un serveur accessible depuis la Belgique. (Le serveur peut être situé à l’étranger.)
- Les factures de l’archive sont consultables au moyen d’une fonctionnalité de téléchargement ou de prévisualisation.
- L’identité des émetteurs des factures ne peut être modifiée, à l’instar de leur contenu (montants, dates…).
- L’authenticité de chaque facture est prouvable, par exemple grâce à la présence de filigranes ou de numéros de documents.
Numériser efficacement ses factures
Les entreprises innovantes savent parfaitement que numériser des factures ne se limite pas à les scanner à la va-vite et à les sauvegarder sur le cloud. Outre les normes strictes en matière de conformité et de sécurité auxquelles une archive numérique doit se soumettre, votre système d’archivage doit également vous permettre de retrouver rapidement des documents et de les rendre accessibles aux bonnes personnes. Étant donné que chaque entreprise applique des procédures informatiques qui lui sont propres, KYOCERA entame toujours son service d’aide à la digitalisation par la réalisation d’un audit interne :
- Quels sont les flux documentaires au sein de l’entreprise ?
- Qui imprime quoi, où et quand ?
- Comment se déroulent les échanges d’informations avec les partenaires et clients ?
- Quelles méthodes de sauvegarde doivent être appliquées pour se conformer aux exigences légales ?
Sauter le pas
Vous envisagez de démarrer une archive numérique, mais sauter le pas reste difficile ? Contactez-nous pour constituer ensemble une archive numérique à la fois sécurisée et efficace.
