Rédiger des contrats en bonne et due forme ou, à l’inverse, vérifier la validité d’un contrat qui vous est soumis sont loin d’être des tâches faciles. Dans de pareilles situations, faire appel aux services d’un expert juridique est vivement recommandé, mais cela ne signifie pas pour autant que vous serez quitte de la gestion de vos contrats. À l’heure actuelle, cette corvée ne se limite d’ailleurs plus à les ranger sous clé dans des armoires d’archivage. Envie de vous faciliter la tâche ? Découvrez ici comment un DMS (Document Management System) peut vous aider à gérer vos contrats.
Analyser la gestion de vos contrats à l’aide d’un audit
Vos contrats s’empilent, se perdent et sont systématiquement prolongés en raison de clauses de reconduction tacites dont vous aviez oublié l’existence ? Il est alors grand temps de mettre en place des flux de travail numériques et de les gérer à l’aide d’un système de gestion documentaire (DMS). Si vous ignorez comment procéder, sachez qu’il n’y a rien de plus simple. Il vous suffit de contacter KYOCERA pour la réalisation d’un audit ! L’un de nos collaborateurs vous rendra ensuite visite afin d’analyser la gestion interne de vos contrats et de vous poser plusieurs questions clés :
- Quels sont les formats des contrats que vous recevez et des contrats que vous envoyez ? S’agit-il de documents papier ou numériques ? De fichiers pdf ou doc ?
- Quels collaborateurs se chargent de tel ou tel type de contrat et à quelle(s) phase(s) du processus de travail sont-ils responsables de leur gestion ?
- Qui est chargé de la gestion des prolongations de contrats ? Cette personne travaille-t-elle manuellement ou reçoit-elle des notifications automatiques ?
- Durant combien de temps les contrats sont-ils pris en charge par tel ou tel collaborateur ?
- …
Un nouveau flux de travail pour vos contrats
Une fois l’audit achevé, KYOCERA vous enverra un rapport contenant l’analyse complète de la situation ainsi qu’une ou plusieurs suggestions afin d’optimiser la gestion des contrats dans votre entreprise au moyen d’un nouveau flux de travail (numérique). En fonction du résultat de l’audit, le flux de travail idéal pour votre entreprise pourrait très bien s’axer sur les différentes phases de la « vie » d’un contrat, du brouillon initial à sa résiliation, en passant par les négociations, sa signature et son suivi.
Gérer vos contrats à l’aide d’un DMS
Afin d’appliquer correctement ce nouveau flux de travail pour vos contrats et d’en vérifier le bon respect, un DMS se révèle indispensable. Un système de gestion documentaire facilite non seulement la recherche des contrats pour vos collaborateurs, mais enregistre aussi les différentes versions d’un même contrat et indique combien de temps chaque employé a travaillé sur un contrat spécifique. Grâce à un DMS, il est en outre plus facile de limiter l’accès à un document à certains collaborateurs et de définir des flux de travail d’approbation avec notifications automatiques.
Idéalement, votre Document Management System devrait par ailleurs intégrer l’ensemble de vos scanneurs. Pourquoi ? Car un logiciel tel que KYOCERA Scan & Connect est en mesure de reconnaître automatiquement le type de contrat numérisé et connaît sa place au sein du flux de travail. Le contrat en question est ensuite nommé et sauvegardé au bon endroit de manière entièrement automatique. Envie d’en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter !
