Vous êtes déterminé à réduire les coûts d’impression au sein de votre entreprise ? Un bon point de départ est d’analyser l’état de la situation actuelle. Combien de pages imprime chaque département par jour ? Avec quelle(s) imprimante(s) ? Les documents imprimés sont-ils majoritairement en couleur ? Les membres de votre personnel ont-ils un comportement d’impression similaire, ou certaines personnes sortent-elles du lot ? Vous l’aurez compris, la liste de questions à se poser pour dresser l’état de la situation est longue, mais en cette époque de RGPD tout-puissant, l’une d’entre elles mérite particulièrement notre attention : est-il bel et bien permis de contrôler les habitudes d’impression de son personnel ? La réponse est oui, avec un petit « mais »…
Récolter des statistiques d’impression
Légalement parlant, aucune mesure ne vous empêche de récolter des statistiques d’impression au sein de votre entreprise. Mais attention : ces statistiques ne peuvent être liées qu’aux quantités de pages imprimées et aux coûts qu’engendrent ces impressions. Il est donc interdit d’analyser le contenu des documents imprimés, voire d’établir des rapports individuels pour chaque membre de votre personnel. En résumé, vous devez vous limiter à récolter des chiffres anonymes ou statistiques d’impression par département.
Quid des comportements d’impression individuels ?
Si vous constatez que le volume d’impression décroît considérablement lors de l’absence d’un travailleur spécifique, vous pouvez en principe analyser son comportement d’impression de plus près, puisqu’il y a alors soupçon d’abus. Il reste toutefois interdit d’analyser le contenu des documents imprimés. Seuls les volumes sont ici concernés ! Notez également que vous devez disposer d’un motif fondé (les variations de volumes d’impression, par exemple) et que vous ne pouvez pas contrôler de façon systématique le comportement d’un seul et même employé en temps réel.
Respectez votre propre règlement sur la vie privée
Sachez en outre que vous pourrez uniquement analyser les habitudes d’impression d’un travailleur si ce dernier a donné son accord explicite via la signature d’un règlement relatif à la vie privée. Ce règlement doit par ailleurs contenir une clause indiquant noir sur blanc que des statistiques d’impression peuvent être récoltées en cas de soupçon d’abus et être enfin validé par le conseil d’entreprise de votre société. Une autre solution consiste à éventuellement ajouter une clause concernant l’application de la CTT81 à votre règlement de travail.
Évitez les soucis avec KYOCERA NetManager
Vos employés administratifs ne peuvent imprimer aucun document en couleur ? KYOCERA NetManager (KNM) ne leur en laissera donc pas la possibilité. Ce logiciel applique en effet automatiquement votre politique d’impression en fonction du profil de l’utilisateur (voire du type de document imprimé) et récolte des statistiques d’impression anonymes pour chaque utilisateur, y compris le coût d’impression moyen par page.
