Un déménagement n’est jamais une mince affaire, surtout lorsqu’il est question d’une entreprise ou de l’un de ses départements : les clients et autorités compétentes doivent être informés du changement d’adresse, les documents et affaires de bureau doivent être correctement rangés dans des boîtes étiquetées (sans parler des nombreux meubles devant être déplacés) et les travailleurs doivent connaître les tâches qui leur seront confiées le jour J. Pour les CEO qui sont décidés à franchir le cap de la révolution numérique, un déménagement constitue aussi l’occasion idéale de mettre de l’ordre dans leur entreprise.
Votre entreprise a déménagé il y a peu ? Découvrez ici nos conseils pour repartir sur de bonnes bases après votre déménagement.
1. Déménagement de votre entreprise : numérisez vos archives
En Belgique, les entreprises sont tenues de conserver les documents relatifs à leur comptabilité durant une période de sept ans, mais abriter et déménager des archives d’une telle ampleur est tout sauf pratique. Heureusement, la loi autorise depuis quelques années les archives numériques. Dans ce cas, pourquoi s’entêter à déménager toute cette paperasse alors qu’il est possible de simplement numériser vos documents et de les conserver au format numérique ? De nombreuses entreprises décident de confier cette tâche à un sous-traitant, or, un déménagement représente l’occasion parfaite de faire appel à une solution de numérisation intelligente telle que Scan & Connect.
KYOCERA Scan & Connect permet à vos employés de numériser des documents et de les sauvegarder au bon emplacement en un seul clic. Scan & Connect sait en effet où doivent être sauvegardés les fichiers générés et est capable d’extraire automatiquement les données de vos documents telles que les numéros de TVA, les montants des factures, les noms de vos clients, etc.
2. Faites analyser votre flux documentaire
Classer des documents selon leur date ou leur numéro de TVA permet de les retrouver facilement en cas de contrôle des autorités fiscales, mais ne vous permettra malheureusement pas d’exploiter au maximum les données qu’ils contiennent. En optant pour une gestion numérique de vos factures, vous pourrez non seulement les classer par date ou numéro de TVA, mais aussi par prix, délai de livraison des marchandises, historique d’achat ou toute autre donnée qu’elles renferment. Le logiciel dont vous aurez besoin pour assurer la gestion numérique de vos données internes dépendra avant tout de la manière dont les documents circulent au sein de votre entreprise.
N’hésitez pas à contacter KYOCERA pour effectuer une analyse approfondie du flux documentaire de votre entreprise et mettre en place la solution documentaire la plus adaptée à vos besoins.
3. Consolidez votre parc d’impression
Si vos activités sont florissantes, votre clientèle ne cessera de croître au fil des ans et de nouvelles recrues viendront grossir les rangs de vos effectifs internes. Qui sait, peut-être que de nouveaux départements et/ou implantations verront même le jour ! Dans pareille situation, il est logique que vous ne vous limitiez plus à l’usage d’une seule et même imprimante, mais avez-vous réellement besoin d’un parc d’impression aussi large ? Et vos employés doivent-ils impérativement imprimer chaque document en couleur ? Afin de savoir quel parc d’impression est utile à votre entreprise et quelles imprimantes pourront rester dans les cartons après votre déménagement, faites appel au service d’audit de KYOCERA.
Lors de l’installation d’une imprimante ou d’un parc d’impression, KYOCERA prend toujours en considération le flux documentaire interne à votre entreprise. Vous pourrez ainsi autoriser ou refuser l’impression en couleur en fonction des utilisateurs, ou définir un taux de couverture en toner spécifique pour chaque type de document.
Des questions ? Des remarques ? Besoin d’un audit ? Contactez-nous sans plus attendre !
