Qu’il s’agisse d’une proposition de salaire confidentielle oubliée à côté de l’imprimante ou d’une base de données ayant été piratée, les brèches de sécurité peuvent s’avérer désastreuses pour les PME. La numérisation ne fait qu’accentuer ces risques de fuites d’informations, bien que la technologie offre aussi des solutions pratiques pour protéger vos documents de travail de manière simple et efficace.
L’importance d’une infrastructure informatique sécurisée
C’est un fait, nous partageons de plus en plus de documents sous forme numérique. Plutôt que d’imprimer ces documents et de les faire circuler au format papier, nous échangeons aujourd’hui nos fichiers via des services de partage en ligne ou les plaçons dans le cloud, souvent à partir d’appareils mobiles que nous utilisons dans les transports ou à la maison. Pratique et efficace, mais pas toujours très sûr ! En effet, vous ne savez pas à qui vos documents seront ensuite transférés, ni ce qu’il en adviendra si vous perdez un jour votre smartphone ou ordinateur portable…
Il est donc nécessaire de mettre en place une infrastructure informatique sécurisée vous permettant d’échanger des informations et documents sans risque pour la sécurité de vos données. Cela est notamment possible grâce à une connexion VPN, un « réseau privé virtuel », ou à l’end-to-end-encryption (E2EE), le « chiffrement de bout en bout ». Cette méthode de chiffrement est indispensable s’il vous arrive d’échanger des informations sensibles (et quelle entreprise n’en échange pas ?). L’E2EE fait en sorte que seuls le destinateur et le destinataire peuvent consulter les données échangées.
Un multifonction en réseau : imprimer et numériser en toute confidentialité
Différentes mesures peuvent être prises au sein même des bureaux pour garantir la sécurité et la confidentialité des documents de travail. Une clean desk policy en est une première. Contrairement à ce que vous pourriez penser, le but de cette politique n’est pas tant d’instaurer l’ordre et la propreté au bureau, mais avant tout de protéger les informations sensibles d’une entreprise (données des clients, contrats, enquêtes internes…).
Des informations de valeur risquent également de tomber en de mauvaises mains lors de la numérisation ou l’impression de vos documents. Vous pouvez empêcher cela avec les solutions KYOCERA Print&Follow et Scan to Email. Grâce à la solution Print&Follow, vous lancez l’impression de vos documents une fois votre badge scanné, et pas avant. Quant à la solution Scan to Email, elle garantit l’envoi de vos documents numérisés aux adresses e‑mail autorisées uniquement.
Dernier conseil : abandonnez le format PDF et optez pour de nouveaux formats standards, de préférence pour le format de fichier PDF/A. Ce standard ISO spécialement conçu pour conserver sa forme même après de nombreuses années est en effet impossible à modifier.
Former et sensibiliser les collaborateurs
Protéger vos documents et éviter les fuites d’informations passe dans un premier temps par le choix d’un matériel informatique et de logiciels adaptés, mais ce sont bel et bien vos collaborateurs qui définissent en fin de compte le succès de votre stratégie de sécurité. Investissez dès lors le temps nécessaire pour les former et sensibiliser correctement.
Quelle est la situation en matière de sécurité des logiciels et du matériel informatique au sein de votre entreprise ? Vos données sont-elles suffisamment protégées ? N’hésitez pas à contacter KYOCERA pour trouver ensemble les meilleures solutions pour protéger vos documents.
