Bien que la majorité des entreprises perçoivent les avantages liés à l’archivage numérique, bon nombre d’entre elles hésitent encore à franchir le pas de la digitalisation. Celles-ci se demandent souvent quel est le moment idéal pour sauvegarder leurs factures au format numérique compte tenu de leur situation spécifique et de leur secteur d’activité, mais obtiennent rarement une réponse satisfaisante et remettent sans cesse ce projet aux calendes grecques ! Vous, en revanche, êtes bien décidé à sauter le pas ? Poursuivez dans ce cas votre lecture.
Clôture de l’exercice comptable
Bon nombre d’entreprises sont convaincues que le mois de janvier est la meilleure période pour numériser leurs factures, car celle-ci marque le début de leur nouvel exercice comptable. Cependant, elles oublient que la clôture de leur comptabilité coïncide rarement avec l’ouverture du nouvel exercice comptable. En effet, de nombreux fournisseurs envoient leurs factures jusqu’à six mois après la livraison de leurs marchandises et il est donc fréquent que des entreprises clôturent leurs comptes six mois après le début du nouvel exercice fiscal (ce qui est par ailleurs autorisé).
En résumé, le moment idéal pour sauvegarder vos factures au format numérique n’existe pas vraiment. Ce qui est en revanche certain, c’est qu’il vaut mieux vous y mettre dès aujourd’hui et ne pas sans cesse remettre ce projet à plus tard.
Comment sauvegarder vos factures au format numérique ?
Si votre entreprise doit régulièrement numériser des factures et autres documents en tous genres, un logiciel de numérisation intelligent s’avère être un outil indispensable. Ce qui rend KYOCERA Scan & Connect si intelligent ? Sa technologie de reconnaissance optique des caractères ! Grâce à celle-ci, le logiciel reconnaît automatiquement le type de document que vous numérisez, qu’il s’agisse d’une facture, d’un bon de commande ou d’un devis, et le sauvegarde lui-même dans le bon dossier sur votre serveur interne ou dans le cloud. Une intervention humaine de vos collaborateurs n’est donc (pratiquement) plus nécessaire.
Une numérisation toujours plus intelligente
Numériser l’ensemble de ses factures est une sage décision qui apportera bien des avantages à votre entreprise. Si vous souhaitez tirer un maximum de profit de ce passage au numérique, assurez-vous également que vos factures numériques soient faciles à retrouver pour vos collaborateurs. Cela profitera non seulement à vos opérations quotidiennes, mais donnera une longueur d’avance à votre société en cas d’audit (surprise).
Bon à savoir : Scan & Connect reconnaît non seulement le type de document numérisé, mais peut également y associer des métadonnées (numéros de fichier, de client, de T.V.A., etc.) pour faciliter grandement vos recherches. Scan & Connect faisant office de logiciel tiers, vous pouvez aussi le lier facilement à votre logiciel de comptabilité ou DMS de sorte que vos collaborateurs pourront gérer l’ensemble des documents groupés par client.
Un audit de votre processus de numérisation ?
KYOCERA vous aide à cartographier et à optimiser vos flux documentaires. Téléchargez notre whitepaper consacré à la numérisation intelligente et n’hésitez pas à nous contacter pour un audit ou plus de renseignements.
