Les entreprises déjà en phase avec le Nouveau Monde du Travail ne perdent plus un temps précieux à cause de collaborateurs coincés dans les embouteillages. Le travail effectué en double en raison de l’existence de plusieurs versions du même fichier ? Un problème qui appartient au passé ! Et le collège qui travaille à la maison un jour par semaine ? De loin la personne la plus facile à joindre de l’entreprise… En effet, il reste connecté à tout et à tout le monde, et est parfaitement capable de suivre les processus de travail malgré la distance physique. Le fameux cloud, ou nuage, y est pour beaucoup, mais les Document Management Solutions (DMS) n’y sont pas étrangères. Ces solutions rendent les informations utiles accessibles partout et à tout moment, mais uniquement aux personnes qui y sont autorisées. À l’ère du Nouveau Monde du Travail et des DMS, voici donc à quoi ressemble une journée de travail type :
Lancer une impression à distance
Une réunion importante avec un client qui, bien sûr, n’a pas beaucoup de temps à vous consacrer. Un document confidentiel devant être signé, mais que personne n’a pensé à imprimer. Catastrophe ! Votre collègue Julie est la seule personne à disposer d’un accès direct au fichier, mais elle est justement à Londres pour le moment ? Double catastrophe… Mais pas de panique ! Votre collègue Els n’a qu’à appeler Julie pour lui demander de lancer l’impression du document sur l’imprimante de votre entreprise, le tout à partir de Londres. Terminés les échanges d’e-mails avec pièces jointes volumineuses !
Mobile printing
Julie est en train de déjeuner à la cafétéria lorsqu’Els l’appelle en urgence pour lui demander de venir imprimer un document auquel elle n’a pas accès. Heureusement, Julie ne devra pas se contenter d’une soupe froide pour autant. Le Nouveau Monde du Travail implique en effet que les collaborateurs d’une entreprise puissent lancer l’impression de fichiers à partir de leur smartphone, par exemple via l’application « mobile print » de KYOCERA. Pratique, non, la révolution numérique ?
Imprimer en toute sécurité avec les DMS
Le document à imprimer était confidentiel !? Était-il dans ce cas vraiment judicieux de la part de Julie de lancer l’impression à distance, alors qu’elle ne savait pas qui se trouvait à côté de l’imprimante ? Il est légitime de se poser la question, mais heureusement, Julie a fait appel à la solution Print&Follow de KYOCERA. Dirk, votre collègue un peu trop curieux n’aura donc pas eu l’occasion de jeter un œil intéressé au document confidentiel avant qu’Els ne le récupère, puisque cette dernière lance l’impression en scannant son badge à l’imprimante, et pas avant.
Numériser directement vers le cloud
En route vers l’imprimante, Els croise Louis, l’étudiant présent pour quelques semaines, fidèle au poste à côté du scanneur. Il a été engagé pour scanner des piles entières de contrats, factures et bons de commande et les sauvegarder dans les bons dossiers du cloud. Mais dans son esprit, Louis dévale déjà les pistes de ski en Autriche. « S’il ne fait pas plus attention, il va encore faire des erreurs », pense Els. Eh bien, il s’avère que Els a tort ! Grâce à la solution Scan & Connect de KYOCERA, le scanneur fait lui-même la distinction entre les contrats, les factures et les bons de commande, et tous ces documents sont répartis automatiquement dans les bons dossiers.
Nouveau Monde du Travail, tout commence par un audit
Votre entreprise est prête à sauter le pas et à passer à l’ère du Nouveau Monde du Travail, mais vous ne savez pas par où commencer ? N’hésitez pas à nous contacter. KYOCERA se déplace en effet volontiers pour réaliser un audit approfondi, afin que vous sachiez précisément quelles Document Management Solutions amélioreront le flux de travail au sein de votre entreprise.
