Si l’on en croit les offres d’emploi les plus récentes, toutes les entreprises recherchent actuellement un employé administratif polyvalent. Mais pas votre entreprise. Car, dans votre organisation, les processus administratifs sont tellement rationalisés que vos collaborateurs peuvent entièrement se consacrer à leurs missions principales. Ce sera tout au moins bientôt le cas, sinon vous ne liriez pas cet article ! Découvrez vite comment des solutions en un clic peuvent optimiser l’exécution de vos tâches administratives en un rien de temps.
Finies les impressions ! Sauf si c’est vraiment nécessaire
La page la moins chère est celle que l’on n’imprime pas. Comment ? En effet, aucun de vos collaborateurs n’a étudié pour scanner et enregistrer des piles de factures, bons de commande, contrats, etc. Pourtant, votre personnel y consacre inutilement beaucoup de temps si vos processus administratifs ne sont pas encore optimisés dans ce domaine.
C’est encore pire si vos collaborateurs scannent des papiers pour ensuite les imprimer… et les scanner à nouveau, parce qu’ils ne savent pas qu’il en existe une version numérique. Et cela se produit plus souvent que vous ne le pensez, sauf si vos salariés disposent d’un middleware comme Scan & Connect. Cet outil leur permet de sauvegarder rapidement tous les documents d’un flux de tâches, de les retrouver et de les gérer sous format numérique.
Des processus administratifs optimisés avec Scan & Connect
Scan & Connect fonctionne grâce à la reconnaissance optique de caractères. Le logiciel différencie les contrats, les factures et les bons de commande et les sauvegarde automatiquement dans le répertoire approprié. Le collaborateur A pose un document sur le scanner et, en un clic, le collaborateur B voit le document apparaître dans le bon répertoire quelques secondes plus tard. Comme Scan & Connect fait office de middleware, vous pouvez également le raccorder à votre programme de comptabilité ou à DMS par exemple, afin que vos collaborateurs puissent gérer tous les documents regroupés par client.
« Avec une agrafe, s’il vous plaît »
Simon aime envoyer ses factures agrafées en haut à gauche. Lies préfère perforer ses bons de commande pour pouvoir les classer dans une farde. Pour Bieke, peu importe comment ses offres sortent de l’imprimante tant que les conditions générales sont imprimées au verso, mais dans la langue du client… Nous avons tous nos préférences (quand l’impression est malgré tout nécessaire). Et dans ce domaine aussi, vous pouvez procéder de manière automatisée avec une solution comme KYOeasyprint.
En un clic, vous pouvez par exemple :
- utiliser différentes options de finition pour chaque copie (agrafage, perforation, impressions multiples, etc.) ;
- imprimer des copies avec différents filigranes, papiers ou pages encartées ;
- envoyer le document vers plusieurs appareils dans d’autres services ;
- imprimer des copies avec plusieurs bacs d’alimentation en différentes qualités et/ou différents formats de papier ;
Envie d’en savoir plus sur nos solutions en un clic pour les processus administratifs ? Contactez-nous rapidement !
