La numérisation de documents imprimés est une pratique qui appartient au passé, un vestige de l’âge du papier, comme vous diront certains. Pourtant, certaines entreprises ne lui ont pas encore tout à fait tourné le dos. Il s’agit en général d’entreprises ayant maintenu un système de flux documentaire vieillissant, ce qui les oblige à numériser systématiquement tous les documents papier, ou encore de sociétés en pleine transformation digitale. Vous faites partie de l’une d’elles ? Poursuivez dans ce cas votre lecture et découvrez en quoi consiste une stratégie de numérisation bien rodée.
Un signe qui ne trompe pas
La plupart des entreprises n’ont pas attendu 2018 pour suivre la mouvance de la révolution numérique. En effet, bon nombre d’entre elles communiquent déjà via les réseaux sociaux et sauvegardent leurs documents et données sur le cloud. Mais peut-être votre entreprise éprouve‑t‑elle davantage de difficultés à opérer la transition du papier vers le tout numérique ? Vos collaborateurs numérisent régulièrement des documents papier pour ensuite les réimprimer et les numériser à nouveau ? Voilà le signe qu’il est grand temps d’adopter une approche plus efficace !
Numérisez intelligemment : pensez avant d’agir
La numérisation de vos documents est la première étape pour digitaliser vos processus de travail, mais ne vous y trompez pas : une numérisation efficace ne se limite pas à acquérir de nouveaux scanneurs et à réserver un espace sur le cloud pour vos nouveaux fichiers. Afin de mettre en place un processus de numérisation bien huilé, vous devrez connaître le flux documentaire interne à votre organisation sur le bout des doigts. Qui numérise quoi ? Quels documents doivent être validés et par qui ? Qui doit avoir accès ou non à certains documents précis ? N’hésitez pas à demander à vos collaborateurs quels sont leurs exigences et besoins. L’objectif n’est pas d’immédiatement cartographier l’ensemble des flux d’informations, mais de déterminer quels sont les besoins réels.
Numériser de manière efficace : pas sans les métadonnées
Enfin, numériser des documents imprimés et les placer sur le cloud a peu de sens si vos collaborateurs ne peuvent pas ensuite les retrouver plus facilement. KYOCERA possède une excellente solution pour ce faire. Scan & Connect détecte automatiquement le type de document (facture, bon de commande, devis…) et l’enregistre dans le bon dossier. Le logiciel attribue également à chaque document les métadonnées nécessaires (date, numéro de fichier, numéro de client…) de sorte que vos collaborateurs puissent ensuite les retrouver en seulement quelques clics.
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