Vous pensiez que vos employés administratifs étaient les seuls à devoir gérer des archives papier volumineuses ? Discutez dans ce cas avec vos collaborateurs RH et demandez à jeter un œil à leurs armoires d’archivage… Outre les lettres de motivation et CV de candidats, celles-ci croulent sans nul doute sous des piles de documents liés au payroll et à la prévention au travail, de documents officiels du secteur public, de lettres émanant du secrétariat social et bien plus encore. Les bonnes raisons de mettre en place une archive numérique dans le département RH de votre entreprise sont donc légion. Pour vous, KYOCERA fait le point sur quatre d’entre elles. Découvrez-les ci-dessous !
Les archives numériques ouvrent la voie à l’installation d’un DMS
Les archives numériques sont faciles à coupler à un système de gestion documentaire (ou DMS, pour document management system). Une aubaine lorsque l’on sait que cette mesure offre une foule d’avantages aux employés d’une entreprise. Ces derniers retrouveront en toute facilité les documents dont ils ont besoin et auront rapidement accès à l’information. Néanmoins, les atouts des archives numériques couplées à un DMS ne s’arrêtent pas là. En voici quatre autres :
1. Un suivi facile du personnel
Qui devions-nous encore convoquer pour un entretien d’évaluation ? Quels travailleurs entameront le service du soir à partir de telle date ? Disposons-nous d’un récapitulatif des absences pour tel travailleur ? Quelles formations a déjà suivies cet employé ? Si vous avez du mal à garder la tête hors de l’eau dans cette mer d’informations, sachez qu’un DMS fait le lien entre ces données de manière à établir un rapport sur mesure pour chacun des membres de votre personnel. Vous pouvez ensuite sauvegarder ces rapports et les retrouver facilement en cas de besoin.
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2. Un processus de recrutement au point
Un DMS vous permet en outre de définir des alarmes sur la base du statut de certains documents ou des données qu’ils contiennent afin de vous rappeler, entre autres, qu’il est temps de finaliser une demande particulière, d’envoyer un message à l’un de vos contacts ou de lui téléphoner pour fixer un rendez-vous. Ces alarmes sont non seulement pratiques pour effectuer un suivi de votre personnel déjà en fonction, mais aussi pour mieux servir les candidats qui postulent auprès de votre entreprise. Ne pas donner réponse aux personnes qui envoient leur CV et lettre de motivation témoigne d’un manque de sérieux peu souhaitable pour un département RH.
3. Des salaires toujours payés en temps et en heure
Horaire de travail, jours de congé non payés, jours fériés officiels, pécule de vacances, avantages de toute nature, etc. Les facteurs à prendre en considération pour le calcul des salaires sont à la fois multiples et variables, non seulement d’un travailleur à l’autre, mais aussi d’un mois à l’autre. Grâce à des archives numériques couplées à un DMS, les employés de votre département RH pourront donc calculer bien plus facilement (et avec une moindre marge d’erreur) les salaires mensuels de chacun de vos travailleurs. Vous pouvez par ailleurs lier votre DMS à votre suite comptable ou payroll sans aucun souci !
4. Des documents confidentiels partagés en toute discrétion
Eh oui, un DMS aide également les employés des RH à prévenir les fuites d’informations, puisque ce système leur offre la possibilité de partager leurs documents dans un format verrouillé avec d’autres collègues. Laisser traîner ses documents confidentiels sur le coin de l’imprimante ou les déposer dans un casier non sécurisé ? Voilà des pratiques qui appartiennent définitivement au passé ! Petit conseil : si vos employés doivent exceptionnellement imprimer un document au contenu confidentiel, ceux-ci peuvent faire appel à KYOCERA Print&Follow. Le document en question ne sera imprimé que lorsque la personne à l’origine de l’impression se connecte à l’imprimante avec un code ou un badge personnel.
Envie de mettre en place des archives numériques ?
Aussi petites soient-elles, des archives numériques faciliteront grandement le travail des employés de votre département RH. Vous souhaitez franchir le pas et mettre en place des archives numériques dans votre entreprise ? Vous n’êtes pas certain qu’une telle solution soit faite pour vous ? Parlez-en à l’un de nos experts ! N’hésitez pas à nous contacter pour fixer un rendez-vous sans engagement.
