Si vous pensiez que le gain de place était l’unique avantage offert par un workflow numérique, sachez que vous aviez tout faux. Grâce à la numérisation de leurs documents papier, les entreprises peuvent désormais sauvegarder et partager leurs documents via un système de gestion documentaire (DMS), qui rend possible la mise en place d’approval workflows numériques. Des flux de travail d’approbation de ce type proposent tellement d’avantages que les entreprises florissantes ne peuvent désormais plus s’en passer. Découvrez vite comment les approval worfkflows numériques peuvent vous aider à croître !
1. Le bon document chez la bonne personne
Un DMS de qualité connaît exactement les étapes que doit traverser un document au sein d’un workflow déterminé, ce qui vous permet d’automatiser entièrement les flux de travail d’approbation dans votre entreprise. Il s’agit d’un véritable plus si vos collaborateurs doivent fréquemment gérer des sommes d’argent élevées ou des documents importants. En effet, le DMS envoie toujours l’ensemble des fichiers automatiquement à la bonne personne.
En confiant l’installation de votre DMS à KYOCERA, vous pourrez paramétrer vos approval workflows numériques de manière si précise qu’ils adapteront eux-mêmes leurs paramètres en fonction de la somme d’argent à valider. Vous ne voulez pas vous-même donner le feu vert à des dépenses supérieures à 1 000 € ? Configurez dans ce cas votre DMS pour qu’il envoie automatiquement les documents à compléter au CEO ou CFO de votre entreprise.
2. Notifications push automatiques
Un DMS efficace envoie immédiatement les bons documents à la bonne personne, mais vous permet également de voir qui est en possession de tel ou tel document et depuis combien de temps. De plus, le risque qu’un document dont vous avez besoin prenne la poussière sur le bureau d’un collaborateur est minime, étant donné que votre approval workflow numérique envoie automatiquement des notifications push si vous le souhaitez.
3. Un meilleur service client
Grâce à des approval workflows numériques, vos collaborateurs peuvent consacrer davantage de temps à leurs tâches principales. Pourquoi ? Car ils retrouvent et gèrent leurs documents plus vite et plus facilement. Les flux de travail d’approbation sont même capables d’informer automatiquement les clients du statut de leur commande ou de la livraison de leur document, pour un service client de bien meilleure qualité.
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4. Risques réduits en matière de sécurité
Pour éviter les fuites d’informations, un approval workflow numérique vous offre la possibilité d’envoyer des documents verrouillés. Vous évitez ainsi que des documents confidentiels traînent négligemment à côté de l’imprimante ou sur le bureau d’un collègue.
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