Chacun sait aujourd’hui que nous vivons à l’ère du numérique, cela ne fait aucun doute. Mais le sujet du débat qui fait l’actualité est : pourrons-nous nous passer un jour de tout ce papier? Les boîtes aux lettres et les armoires à archives disparaîtront-elles à jamais, bientôt (ou dans un avenir plus lointain), de toutes les entreprises ou celles-ci conserveront-elles leur papier jusqu’à la fin des temps? Cet article décrit les raisons pour lesquelles travailler sans papier ne fait pas encore partie de la norme.
DMS: Does it Make Sense?
Ce sont principalement les petites entreprises qui hésitent à se laisser convaincre par le bien-fondé du DMS (systèmedegestiondesdocuments). Souvent, l’implémentation d’un tel système numérique leur semble trop onéreux pour pouvoir générer un tel ROI, ou elles trouvent le système inutilement complexe par rapport à la taille de l’entreprise. Rien n’est moins vrai cependant.
Tout le monde n’aime pas lire sur écran.
Nombreuses sont les personnes (si pas toutes) à imprimer les documents, pour la bonne et simple raison qu’elles ont du mal à lire sur écran. Sur papier, elles lisent plus vite et établissent plus facilement des liens. Rien de mal à cela bien sûr. C’est d’ailleurs prouvé scientifiquement.
La tolérance zéro n’a rien de sympathique
Aux Pays-Bas, le CEO d’une entreprise -nous ne citerons pas de nom- a exercé la politique de la tolérance zéro au niveau de l’utilisation du papier sur le lieu de travail. Aucune trace d’imprimante nulle part, toutes les factures sont envoyées sous forme numérique. Tous les collaborateurs ne furent pas favorables à cette décision, entre autres pour des raisons psychologiques/cognitives que nous avons déjà évoquées précédemment.
Ce bureau privé de papier a fait un grand pas en avant.
La question du noir et blanc ne se pose même pas quand on travaille sans papier. Quoi que le sujet soit une belle matière à débat, – ne fut-ce que l’impact au niveau de l’environnement-, cela vaut aussi pour un bureau sans papier en matière d’impression de documents. KYOCERA se pose en adepte d’une stratégie nuancée pour le travail sans papier . Passer à une méthode de travail DMS et/ou envoyer des factures uniquement sous forme numérique représente pour toute entreprise un énorme progrès, quel que soit le nombre de collaborateurs.
