La protection de ses documents numériques est aujourd’hui une évidence pour bon nombre d’entreprises. Celles-ci investissent sans hésiter dans les logiciels utiles et prennent de multiples mesures techniques pour éviter toute fuite de données numériques. Malheureusement, cela n’empêche pas certains de leurs collaborateurs de laisser traîner des documents papier aux abords des imprimantes et dans les bacs à courrier, alors que ceux-ci pourraient tout aussi bien contenir des informations sensibles. Votre entreprise ne prend pas suffisamment de mesures pour protéger ses documents papier ? Découvrez nos conseils pour en assurer une protection optimale !
Numériser puis détruire
Numériser vos documents puis les sauvegarder au format numérique grâce à un système de gestion documentaire (ou DMS) offre une foule d’avantages, en particulier sur le plan de la sécurité. Vous limitez ainsi l’accès à certains documents de manière très facile, et pouvez vérifier à tout moment qui a consulté (ou est en train de consulter) tel ou tel fichier. Une fois numérisés et sauvegardés en sécurité, vos documents papier n’auront plus qu’à passer au destructeur de documents !
Numériser de manière intelligente
Bon à savoir : KYOCERA Scan & Connect fonctionne grâce à la technologie de reconnaissance optique des caractères. Le logiciel de numérisation parvient à distinguer les contrats des factures ou des bons de commande et les sauvegarde automatiquement dans le bon dossier. Scan & Connect faisant office de logiciel tiers, il est très facile de le lier à votre DMS afin que tous vos collaborateurs retrouvent sans souci les documents auxquels ils ont accès.
Protéger physiquement vos documents papier
Le passage au tout numérique n’est pas une solution envisageable pour votre entreprise ? Investissez alors dans une armoire d’archivage avec cadenas et pensez à bien protéger vos locaux à l’aide, par exemple, d’un système d’alarme, de caméra et d’un éclairage de surveillance.
La sensibilisation, la solution au problème
Lorsqu’il est question de protection des documents, vos collaborateurs sont souvent à l’origine des problèmes qui surviennent (sans en être conscients, bien sûr). Les sensibiliser à la sécurité est donc un must absolu. Contrairement à ce que de nombreuses personnes pensent, par exemple, l’objectif d’une clean desk policy n’est pas de garantir la propreté au travail, mais plutôt d’empêcher que le personnel laisse traîner des documents confidentiels. N’hésitez pas à souligner ce fait si vous instaurez une telle politique.
Fixez ensuite des règles précises en ce qui concerne les documents qu’ils déposent ailleurs que sur leur bureau. Il peut s’agir de documents qu’ils laissent traîner aux abords d’une imprimante, mais aussi de documents qu’ils préparent en prévision d’un meeting et laissent sur une table sans supervision avant que la réunion commence officiellement.
Une interdiction totale ou partielle du papier au bureau ?
Bien qu’il soit tout à votre honneur de vouloir bannir le papier des vos bureaux, il n’est pas toujours possible, voire souhaitable, de passer au « zéro papier » dans une entreprise. Dans la plupart des cas, opter pour une interdiction partielle plutôt que totale du papier semble en effet être une ambition plus réaliste.
