Supprimer les documents papier : des processus efficaces avant tout
Document solutions

Supprimer les documents papier au bureau ? Oui, si vos processus de travail restent efficaces et pratiques

À l’époque du digital, ce ne sont pas les gourous et visionnaires empressés de fournir des conseils à propos des méthodes de travail du futur qui manquent. L’un de vos collègues aime vous rappeler que l’âge du papier est révolu ? Que l’impression des documents de travail appartient au passé ? Il est alors grand temps de nuancer un rien ces propos hâtifs, car aussi fantastique que la suppression des documents papier au sein de votre entreprise puisse paraître, il importe avant tout de travailler de manière efficace. Et malheureusement, cela ne semble pas toujours être le cas dans les entreprises ayant opéré la transition vers le « tout digital ».

Le petit monde du « tout digital »

L’apparition des premiers PC dans les bureaux remonte aux années 1970, décennie durant laquelle l’Ouest fut confronté pour la première fois à la diminution drastique des réserves pétrolières et les êtres humains se rendirent compte, non sans effroi, que les matières premières n’étaient pas inépuisables. Pas étonnant, dès lors, que le concept de paperless office ait été porté sur le devant de la scène à cette époque. C’est en effet en 1978 que le scientifique de l’information anglo-américain Frederick Wilfrid Lancaster proposa ce concept en vue de limiter le gaspillage du papier et, autre objectif non négligeable, de communiquer plus efficacement.

Nul besoin d’être CIO ou COO d’un groupe international afin de savoir que, même à l’heure actuelle, les environnements de travail débarrassés de tous supports papier restent une utopie. Bien qu’un nombre considérable d’entreprises exercent aujourd’hui leurs activités commerciales en ligne, le volume de documents papier qui circulent en leur sein reste conséquent. Et si vous pensez que les entreprises IT ou les start-ups échappent à la règle, vous vous mettez le doigt dans l’œil !

Supprimer les documents papier où et quand cela a du sens !

Vous pensiez qu’il était impératif de mettre en place une stratégie « sans papier » au sein de votre entreprise ? Pas forcément. La suppression des documents papier au travail ne doit pas être perçue comme un objectif en tant que tel. En effet, il serait absurde de vouloir à tout prix bannir les documents imprimés si cette stratégie se faisait au détriment de la bonne communication entre vos collaborateurs. De même, il est important de souligner qu’il est tout à fait possible de communiquer correctement en travaillant de manière traditionnelle (ou en combinant les méthodes de communication traditionnelles et digitales).

Alors, avant que vous ne vous empressiez de fourrer des piles entières de documents papier à travers la déchiqueteuse, veillez à disposer d’une bonne vue d’ensemble des flux documentaires internes à votre entreprise. Certains documents passent-ils par exemple du format papier au format numérique avant d’être imprimés et à nouveau numérisés ? Mieux vaut alors s’atteler en priorité à l’optimisation de ce processus. En revanche, si vos autres processus de travail impliquant l’échange de documents imprimés semblent se dérouler correctement, nul besoin de se hâter pour numériser ces derniers.

Retenez bien ceci :

  • La suppression des documents papier au travail n’est pas un objectif en soi.
  • Évaluez tous vos processus de travail et flux de documents de manière individuelle.
  • Pesez le pour et le contre. Analysez quels seraient vos gains en efficacité et si ceux-ci valent la peine d’investir les montants estimés.
  • Ne perdez jamais de vue le caractère pratique des processus de travail pour vos collaborateurs. Si un processus s’avère trop complexe ou inefficace, il sera difficile de le mettre correctement en œuvre.

Temps de réaliser un audit ?

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