« Installer un système de gestion documentaire ? Ne sommes-nous pas une entreprise bien trop petite pour cela ? » Cette question, vous êtes loin d’être la seule personne à vous l’être posée. Le souci, c’est que de nombreux mythes circulent au sujet de la gestion documentaire et qu’il est facile de s’y perdre. Sachez ceci : un bon système de gestion documentaire ne sera pas onéreux et complexe d’utilisation, puisqu’il sera parfaitement adaptable à vos besoins. Vous en récolterez donc les fruits même en tant que startup ou indépendant seul à la tête de votre société.
Tout le monde applique des flux de travail
Que vous en soyez conscient ou non, vous recourez déjà à un ou plusieurs flux de travail au sein de votre entreprise. Pensez notamment aux procédures que vos collaborateurs suivent pour :
- créer ou numériser des documents ;
- les sauvegarder ;
- les consulter ;
- les protéger ;
- et les valider.
La question est cependant la suivante : ce(s) flux de travail est/sont-il(s) respecté(s) de manière systématique dans votre organisation ? Si chaque travailleur sauvegarde ses documents à sa manière et qu’il n’existe aucun accord clair sur l’utilisation de votre serveur, votre société perdra à long terme un temps précieux en raison des employés qui ne trouvent pas le document voulu et scannent plusieurs fois les mêmes documents. Heureusement, un système de gestion documentaire peut vous aider à éviter ces problèmes.
Un système de gestion documentaire adaptable
Contrairement à ce que de nombreuses entreprises peuvent penser, un système de gestion documentaire ne doit pas spécialement être utilisé à chaque étape de votre flux de travail quotidien pour profiter d’un retour sur investissement acceptable. Vous pouvez implémenter sans souci un système de gestion documentaire à une seule de ces étapes, notamment lors de la numérisation des documents.
Commencer en douceur
En couplant vos scanneurs au logiciel Scan & Connect de KYOCERA, vos collaborateurs ne devront même plus nommer leurs fichiers et indiquer leur dossier de destination. Grâce à ce logiciel, votre scanneur reconnaît en effet le type de document scanné (facture, bon de commande, devis, etc.) et le sauvegarde automatiquement dans le dossier adéquat avec la nomenclature correcte.
Étendre les fonctionnalités en temps voulu
Vous pouvez étendre les fonctionnalités de votre système de gestion documentaire en temps voulu en y couplant les programmes que vous utilisez fréquemment (votre suite comptable, par exemple). Cela vous permettra d’instaurer des flux d’approbation automatiques pour les montants de certaines factures et d’envoyer systématiquement des notifications aux collaborateurs adéquats. Mais ce n’est pas tout. Vous pouvez aussi lier votre système de gestion documentaire à une politique d’impression de manière à interdire l’impression de certains documents en couleur ou de restreindre l’impression couleur à tel ou tel collaborateur. Les possibilités sont infinies !
Automatiser vos flux de travail avec un système de gestion documentaire ?
KYOCERA vous aide à analyser les flux documentaires au sein de votre entreprise et à les optimiser à l’aide d’un système de gestion documentaire. N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir plus d’informations ou réaliser un audit sans engagement.
