Chaque semaine, les employés d’une entreprise perdent des heures à chercher des documents papier, envoyer des formulaires, numériser des contrats ou imprimer des duplicata… Un constat surprenant quand on sait que 85 % de tous ces documents ne quittent jamais l’entreprise, et d’autant plus stupéfiant lorsque l’on voit à quel point notre vie est aujourd’hui régie par le numérique. Tandis que nous transférions auparavant nos photos sur notre ordinateur une fois rentré de vacances, notre smartphone se charge désormais de les télécharger automatiquement dans le cloud. Nous regardons nos séries préférées où et quand nous voulons, et consultons l’agenda de notre partenaire via notre propre téléphone…
Pourquoi donc ne pas élargir cette même révolution numérique à notre environnement professionnel ? Toujours plus de PME réalisent qu’un environnement de travail centralisé offre une multitude d’opportunités. En voici quelques exemples :
1. Une entreprise ouverte aux clients et visiteurs
Au sein d’une entreprise ayant franchi le cap de la révolution numérique, la convivialité ne se limite pas à offrir une tasse de café et un petit biscuit. Les clients et visiteurs peuvent facilement se connecter au réseau de l’entreprise qui leur est dédié grâce à leur smartphone et imprimer le(s) document(s) dont ils ont besoin, au lieu de devoir envoyer un e-mail à l’un des employés de l’entreprise.
2. Davantage de temps à consacrer aux tâches essentielles
Sans la numérisation, se concentrer sur des tâches essentielles s’apparente à un réel défi. Des e‑mails qui s’accumulent et que vous devez transférer (bien qu’ils ne vous soient parfois même pas adressés), des documents à imprimer pour l’archivage, un code à attribuer à une facture, autant de tâches chronophages qui empiètent sur le temps que vous auriez pu consacrer à des tâches plus importantes. Pourtant, ces tâches auraient pu être entièrement automatisées dans une entreprise « numérique ».
3. Servir les clients plus vite et plus facilement
Les clients aussi ont beaucoup à gagner de la révolution numérique. Des mails laissés en suspens plusieurs jours avant d’être pris en charge par le bon collaborateur sont désormais directement envoyés à la bonne personne et obtiennent dès lors une réponse plus rapide. Même les documents devant d’abord recevoir un nom, un code ou une autre forme d’indexation peuvent être automatiquement téléchargés par les clients dans un environnement de travail numérique et être envoyés au bon collaborateur.
4. Un bureau plus vert et plus agréable
Un archivage et une gestion numérique de vos documents vous dispensent d’imprimer une quantité astronomique de documents. Dites adieu aux armoires d’archivage gigantesques et respectez enfin la clean desk policy en vigueur dans votre entreprise. Grâce au cloud, le nombre d’imprimantes nécessaires est par ailleurs réduit, ce qui représente un gain de place non négligeable pour installer davantage de plantes, mais aussi aménager des meeting bubbles ou un salon confortable.
5. Fini la course à l’impression
Imprimer un document personnel et se ruer vers l’imprimante au cas où un collègue l’embarquerait par erreur… Une situation que tous les employés de bureau ne connaissent que trop bien ! Heureusement, cela aussi appartient au passé dans les entreprises en phase avec la révolution numérique. La technologie Print&Follow vous permet de cliquer sur le bouton « imprimer » de votre ordinateur, et d’ensuite vous connecter à l’imprimante (avec un badge, par exemple), pour lancer l’impression de votre document. Inutile donc de vous presser pour récupérer vos tickets de concert ou extraits de compte !
À chaque entreprise sa révolution numérique
Il n’existe en principe pas une révolution numérique unique idéale pour toutes les entreprises. En effet, la transition vers le numérique est uniquement utile et efficace avec une mise en œuvre sur mesure, en fonction des besoins de l’entreprise en question. C’est la raison pour laquelle KYOCERA commence toujours par réaliser un audit interne :
- Comment les documents sont-ils échangés au sein de l’entreprise ?
- Qui imprime quoi, quand et où ?
- Comment se déroulent les échanges d’informations avec les partenaires et les clients ?
De cette manière, KYOCERA détermine les solutions dont une entreprise a réellement besoin pour faire concorder entre eux les instruments et processus internes. Envie de connaître la meilleure manière de mettre en œuvre la révolution numérique au sein de votre entreprise ? Contactez-nous pour analyser ensemble les possibilités !
