Work smarter, not harder : 4 conseils pour accroître sa productivité
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Work smarter, not harder : 4 conseils pour accroître sa productivité

Analyser la productivité au travail et suivre son évolution est déterminant pour le succès d’une entreprise, quel que soit son secteur d’activité ou le nombre d’employés qui y travaillent. Le meilleur moyen d’accroître la productivité au sein de votre entreprise ? Favoriser un management humain et accorder une attention particulière à l’automatisation. Cela peut sembler contradictoire, mais est en réalité étroitement lié. Découvrez vite nos conseils !

1.      Automatiser les tâches répétitives

Vos employés administratifs ont travaillé dur pour maîtriser leurs compétences actuelles et ont probablement traversé une longue procédure de sélection avant de pouvoir travailler dans votre entreprise. Dès lors, en leur faisant numériser à la main des piles entières de documents, vous leur faites non seulement perdre un temps précieux, mais gâchez aussi leur véritable potentiel et ne les motivez pas au travail. D’autant plus lorsque l’on sait qu’il existe des solutions logicielles telles que KYOCERA Scan & Connect, qui :

  • permettent de numériser automatiquement plusieurs documents à la fois (numériser vos feuilles une à une appartient désormais au passé) ;
  • et possèdent une fonctionnalité « numériser vers» (tous les documents sont immédiatement sauvegardés au bon endroit sur le cloud, le logiciel étant capable de différencier une facture d’un bon de commande ou d’un devis).

2.      Investir dans un DMS

L’organisation des documents de travail demande elle aussi beaucoup de temps à vos employés. Or, ces derniers pourraient en tirer profit pour se concentrer sur leurs tâches plus importantes. Grâce à un système de gestion documentaire (DMS), vous leur permettez donc de retrouver rapidement les documents dont ils ont besoin et de gérer leurs fichiers efficacement (en les regroupant par client, par exemple).

3.      Une porte ouverte sur le cloud

De mauvaises versions de vos documents circulent fréquemment au sein de votre société, ou pire, sont envoyées à vos clients ? Dans ce cas, offrez la possibilité à vos employés de travailler avec un système de cloud. De cette façon, tout le monde aura accès aux versions finales et correctes des documents de travail. En outre, vos employés qui sont souvent sur la route ne perdront plus de temps à consulter régulièrement leurs e-mails afin de savoir par exemple si les listes de prix ont été encore récemment mises à jour.

 

4.      Work hard, play hard

Au travail, il est important de pouvoir de temps à autre relâcher la pression. Laissez donc la possibilité à vos employés de se détendre et de s’amuser entre deux réunions. Enfin, sachez que plus vos employés devront se concentrer longuement sur une tâche, moins ils seront productifs. La solution ? Pensez à installer au travail une table de ping-pong, un jeu de fléchettes, ou d’aménager une pièce où il est possible de se retirer pour trouver un peu de calme.

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