Die administratieve duizendpoot waar elk bedrijf vandaag – lees de meest recente vacatures er maar eens op na – naar op zoek lijkt te zijn? Die heeft jouw bedrijf niet nodig. Want in jouw organisatie zijn de administratieve workflows zodanig gestroomlijnd dat je medewerkers zich ten volle op hun hoofdtaken kunnen storten. Of dat zal heel binnenkort alleszins zo zijn, want anders zou je dit artikel niet lezen! Ontdek snel hoe one-click-oplossingen je administratieve workflows in een mum van tijd optimaliseren.
Nooit meer printen! Tenzij het écht nodig is
De goedkoopste pagina om te printen is de pagina die je niet print. Hoezo? Volg even mee. Geen enkele van je medewerkers heeft gestudeerd om stapels facturen, bestelbonnen, contracten, … in te scannen en op te slaan. Toch besteedt je personeel er nodeloos veel tijd aan als je administratieve workflow op dat vlak nog niet is geoptimaliseerd.
Het wordt nog erger als je medewerkers papieren inscannen om ze vervolgens af te drukken … en opnieuw in te scannen, omdat ze niet weten dat er al een digitale versie bestaat. En dat gebeurt vaker dan je denkt, tenzij je medewerkers over middleware als Scan & Connect beschikken. Die laat hen toe om alle documenten binnen de workflow snel op te slaan, terug te vinden en in digitale vorm te beheren.
Administratieve workflow optimaliseren met Scan & Connect
Scan & Connect werkt op basis van ‘optical character recognition’. De software ziet zo zelf het verschil tussen contracten, facturen, bestelbonnen, … en slaat ze automatisch op in de correcte folder. Medewerker A legt een document op de scanner en met één klik ziet medewerker B het document al na enkele seconden in de juiste folder verschijnen. Omdat Scan & Connect als middleware fungeert, kun je het ook makkelijk koppelen aan bijvoorbeeld je boekhoudprogramma of DMS, zodat je medewerkers alle documenten gegroepeerd per klant kunnen beheren.
“Voor mij mét een nietje graag”
Simon verstuurt zijn facturen graag met een nietje in de linkerbovenhoek. Lies heeft haar bestelbonnen liever geperforeerd, om ze netjes in een map te kunnen steken. Voor Bieke maakt het allemaal niet zo uit hoe haar offertes uit de printer rollen, zolang de algemene voorwaarden op de achterkant maar in de taal van de klant gedrukt zijn … We hebben allemaal zo onze eigen voorkeuren (als we dan toch echt móéten printen). En ook die kun je perfect automatiseren dankzij een oplossing als KYOeasyprint.
Zo kun je met één klik:
- voor iedere kopie verschillende afwerkopties gebruiken (bv. nieten, perforeren, n-up enz…);
- kopieën afdrukken met verschillende watermerken, op verschillend kantoorpapier of pagina’s invoegen;
- het document naar verschillende toestellen in verschillende afdelingen verzenden;
- kopieën laten afdrukken via verschillende printerladen in verschillende kwaliteiten en/of papierformaten;
- …
Meer weten over onze one-click-oplossingen voor administratieve workflows? Neem snel contact op!
