Misschien wordt het stilaan tijd om je papieren archief te digitaliseren en ook je actieve workflow naar het digitale tijdperk te brengen. Mogelijk droom je zelfs van volledig papierloos werken. Welke doelen je ook voor ogen hebt, in elk geval komt je kantoor de dag van vandaag niet ver zonder een degelijke scanner – en medewerkers die weten hoe ze die moeten gebruiken. Weten ze bijvoorbeeld al dat de ideale dpi van een pdf afhangt van het type document en de reden waarom er gescand wordt? Een woordje uitleg.
Met de juiste dpi scannen naar pdf
Scannen is kinderspel. Je legt het document dat je naar pdf wilt transformeren op het toestel, drukt op ‘scannen’ en klaar, toch? Klopt inderdaad, maar tenzij je voor het scannen de juiste dpi instelt, riskeer je een pdf die met het blote oog in orde lijkt, maar achteraf niet degelijk of zelfs onbruikbaar blijkt te zijn.
Tekstdocumenten scannen
Scan je een document dat alleen tekst bevat? Dan is minstens 300 dpi aanbevolen. Als je het uiteindelijke pdf-bestand mogelijk opnieuw moet worden uitgeprint, is 600 dpi een betere keuze.
Afbeeldingen scannen
Met afbeeldingen zit het scannen iets ingewikkelder in elkaar. Als je louter scant voor het web, volstaat 300 dpi (en sla je het bestand het best op als png). Moeten de afbeeldingen achteraf nog gereproduceerd kunnen worden in print? Dan is 600 dpi niet overdreven en sla je het bestand het best op als pdf. Scannen met 1200 dpi is meestal te veel van het goede, tenzij de afbeeldingen bestemd zijn voor extra grote afdrukken (reclameborden) of als je bijvoorbeeld werkt voor een museum dat een digitaal fotoarchief wenst aan te leggen.
Documenten met barcodes scannen
Sommige bedrijven geven hun documenten een cijfercode, barcode of QR-code om hun workflow efficiënter te maken. Een scan-oplossing zoals KYOCERA’s Scan & Connect herkent dan de code, om vervolgens het document automatisch in de juiste folder te plaatsen. Handiger wordt het niet! Maar ook hier geldt 300 dpi als de minimale resolutie en 600 dpi als er achteraf opnieuw moet worden afgedrukt. Met een lagere resolutie riskeer je dat de scanner de code niet herkent of dat de code achteraf onleesbaar wordt uitgeprint.
Meer weten over de handige scanoplossingen van KYOCERA? Neem gerust contact op!
