Als je dit leest, hoeven we je allicht niet meer te overtuigen van de vele voordelen die een digitaal archief te bieden heeft. Maar jammer genoeg is intensief scannen niet voor alle bedrijven vanzelfsprekend. Ben je vastbesloten om binnenkort de vruchten te plukken van een volledig gedigitaliseerd archief, dan rijst onvermijdelijk de vraag: scan je je documenten nu het best on-site in of laat je de klus beter over aan een gespecialiseerd bedrijf dat off-site te werk gaat? Ontdek snel welke optie voor jouw bedrijf de beste keuze is.
Een groot of klein archief digitaliseren
Veel bedrijven die kiezen voor off-site scannen, doen dat omdat het volume aan documenten zo groot is dat ze het scannen intern niet gebolwerkt krijgen. Sommige bedrijven moeten zoveel documenten scannen dat ze hun klanten en leveranciers vragen om alle papieren rechtstreeks naar het off-site scanbedrijf te sturen. Daar worden ze dan gescand en, zodra de digitale versies verzonden zijn, meteen vernietigd. Valt het te scannen volume op zich wel mee, maar hebben je medewerkers gewoonweg geen tijd om zich ermee bezig te houden? Dan is een of enkele jobstudenten inschakelen allicht een goedkopere optie.
Slimme tip!
Dankzij KYOCERA Scan & Connect zien scanners zelf het verschil tussen contracten, facturen en bestelbonnen, en belanden documenten automatisch in de correcte folder.
Fysieke ruimte & beschikbare scanners
Als je bedrijf niet over voldoende ruimte beschikt om je medewerkers op een veilige en comfortabele manier on-site te laten scannen, dan is off-site scannen uiteraard de meest logische keuze. Vergeet niet dat ‘dedicated’ scanners (toestellen die dus alleen maar kunnen scannen) meer ruimte innemen dan multifunctionals (je hebt daarnaast dan immers nog printers nodig, die uiteraard óók plaats innemen), maar dat zulke scanners doorgaans wel een betere performantie hebben als het om grote hoeveelheden documenten gaat.
Scannen met het oog op een DMS
Ook welke documenten je eerst moet scannen, is geen onbelangrijke vraag als je resoluut kiest voor een digitaal archief. Recente documenten krijgen voorrang omdat je zo het snelst de voordelen van een digitaal archief gecombineerd met een DMS (Document Management System) kunt genieten, maar ook documenten die je medewerkers vaak nodig hebben hou je uiteraard het beste gewoon on-site.
Lees ook: Al scannend op weg naar een betere workflow? Let op dpi
