Waterdichte contracten opstellen of, andersom, nagaan of je door een contract te tekenen zeker geen kat in een zak koopt, is niet voor niets een klus die je beter overlaat aan een jurist. Maar zelfs met een doorgewinterde ‘legal expert’ onder de arm, moet je je binnenkomende en uitgaande contracten zelf nog altijd goed zien te beheren – en dat gaat vandaag veel verder dan ze gewoon achter slot en grendel in een archiefkast bewaren. Ontdek snel hoe contracten beheren met een DMS (Document Management System) een wereld van verschil maakt.
Contractenbeheer analyseren aan de hand van een audit
Contracten stapelen zich op, raken verloren, een belangrijke clausule in verband met een verlenging wordt niet tijdig opgemerkt… Als dit je allemaal bekend in de oren klinkt, is het hoog tijd om digitale workflows op te stellen en ze in goede banen te leiden met behulp van een DMS. Je weet niet hoe je daaraan moet beginnen? Het enige wat je hoeft te doen, is contact opnemen met KYOCERA voor een audit. Een medewerker komt dan bij jou ter plekke analyseren hoe contracten door je organisatie stromen. Hij of zij zal daarbij bijzondere aandacht besteden aan vragen als:
- In welk formaat komen contracten binnen en hoe verlaten ze de organisatie? Op papier of digitaal? Als pdf of als doc-file?
- Welke medewerkers nemen welk type contract voor hun rekening en over welke fase(n) dragen ze verantwoordelijkheid?
- Wie staat in voor verlengingen? Houdt deze persoon alles handmatig bij of is er al sprake van automatische meldingen?
- Hoelang blijven contracten gemiddeld bij een bepaalde medewerker per stap in het proces?
- …
Nieuwe workflow voor contracten
Na de audit ontvang je van ons een rapport met daarin een analyse van de huidige stand van zaken. We stellen je ook een of enkele manieren voor waarop je bedrijf zijn contracten voortaan optimaal (en digitaal) kan beheren. Afhankelijk van het resultaat van de audit, kan jouw ideale workflow bijvoorbeeld ingericht zijn volgens de verschillende fasen waarin een contract tot stand komt, van de eerste draft over de onderhandelingen en de ondertekening, tot de opvolging ervan.
Contracten beheren met een DMS
Om je nieuwe workflow voor contracten goed te kunnen hanteren (en bewaken), is een DMS wel een must-have. Een DMS maakt het voor je medewerkers niet alleen veel eenvoudiger om contracten op te zoeken, maar kan ook de verschillende versies. Met een DMS wordt het bovendien veel makkelijker om specifieke documenten voor bepaalde medewerkers niet toegankelijk te maken en goedkeuringsworkflows met automatische alerts in te stellen.
In een ideale wereld zijn in je Document Management System zelfs je scanners geïntegreerd. Met een programma als KYOCERA Scan & Connect kan je scanner dan namelijk zelf herkennen om welk type contract het gaat en waar het precies thuishoort in de workflow. Het contract wordt dan volledig automatisch en met een correcte naamgeving geüpload naar de juiste locatie. Meer weten? Contacteer ons gerust!
