Een bedrijf of afdeling naar een andere locatie verhuizen is geen evidentie. Klanten en de nodige instanties moeten op de hoogte worden gebracht, alle papieren en kantoorspullen moeten netjes in overzichtelijk gelabelde dozen worden gestopt – om nog maar te zwijgen over eventuele meubels die mee moeten verhuizen – en alle werknemers moeten precies weten wat hen op de grote dag te doen staat. Voor CEO’s die vastberaden zijn om de digitale revolutie in hun voordeel uit te spelen, is een verhuis ook een uitgelezen kans om orde op zaken te stellen.
Klinkt je bekend in de oren? Lees verder en ontdek onze tips om na de verhuis écht met een schone lei te beginnen.
1. Het archief digitaliseren
In België zijn bedrijven verplicht om al hun boekhoudkundige documenten gedurende zeven jaar bij te houden, maar zo’n uitgebreid archief huisvesten – laat staan verhuizen – is natuurlijk allesbehalve praktisch. Gelukkig zijn digitale archieven sinds enkele jaren ook toegestaan. Waarom die hele papierhandel dus nog mee verhuizen, als je alles gewoon kan inscannen en digitaal bewaren? Heel wat bedrijven besteden dit soort werk uit, al is een verhuis de ideale gelegenheid om werk te maken van een slimme scanoplossing als Scan & Connect.
KYOCERA Scan & Connect laat je medewerkers toe om documenten te scannen én naar de juiste locatie te uploaden met slechts één druk op de knop. De software herkent zelf waar het bestand naartoe moet en kan ook gegevens als btw-nummers, factuurbedragen, klantennamen, … automatisch aanvullen.
2. De documentenstroom in kaart brengen
Documenten klasseren op datum of btw-nummer is wel zo handig als je snel een document voor de fiscus moet opsporen, maar laat je jammer genoeg niet toe om optimaal gebruik te maken van je data. Wie aan digitaal documentmanagement doet, kan daarentegen niet alleen op datum en btw-nummer klasseren, maar net zo goed op inhoud zoals prijzen, leveringssnelheid, aankoopgeschiedenis, … Welke software je precies nodig hebt om alle data binnen je bedrijf optimaal te beheren? Dat hangt volledig af van de manier waarop documenten door je bedrijf stromen.
Contacteer KYOCERA om de documentenstroom in je bedrijf uitgebreid te laten analyseren en daarna de gepaste oplossingen te laten implementeren, helemaal op maat van je bedrijf.
3. Je bedrijf verhuizen? Eerst het printerpark consolideren
Als alles goed gaat, groeit je klantenbestand doorheen de jaren flink aan, net zoals je personeelsbestand. Er komen nieuwe afdelingen bij en misschien zelfs extra locaties. Dat je na een tijdje niet meer een en dezelfde printer gebruikt, spreekt voor zich. Maar wees eerlijk: zijn al die printers in je bedrijf wel degelijk nodig? En moeten al je medewerkers wel per se in kleur kunnen printen? Laat KYOCERA langskomen voor een audit en je komt meteen te weten welke infrastructuur voor jouw bedrijf nodig en nuttig is, en welke printers je niet meer mee hoeft te verhuizen.
Het uitrollen van een printer(park) doet KYOCRA altijd met het oog op de documentenstroom binnen het bedrijf. Zo kun je bepaalde gebruikers bijvoorbeeld alleen maar in zwart-wit laten printen, of bepaalde types documenten een zwakkere of lichtere tonerdekkingsgraad toekennen.
Vragen? Opmerkingen? Een audit nodig? Contacteer ons vandaag nog!
