Kantoren die helemaal mee zijn met het Nieuwe Werken, verspillen geen tijd meer door medewerkers die in de file staan. Dubbel werk, omdat er verschillende versies van eenzelfde bestand naast elkaar bestaan, overkomt hen allang niet meer. En die ene collega die op woensdag aan telewerken doet? Die is misschien nog wel het meest beschikbaar van allemaal. Omdat hij met alles en iedereen geconnecteerd is binnen een uitermate effiënte workflow, is zijn thuiskantoor een uitstekend voorbeeld van wat vandaag weleens ‘the company within the company’ wordt genoemd. Daar zit de cloud natuurlijk voor iets tussen, maar minstens zo belangrijk zijn de Document Management Solutions (DMS) die de nodige informatie altijd en overal razendsnel beschikbaar maken voor iedereen die daar toestemming toe heeft.
Wat je je precies bij DMS moet voorstellen? In het tijdperk van het Nieuwe Werken ziet een typische dag op kantoor er ongeveer zo uit:
Snel vanuit Londen laten printen
Een belangrijke meeting met een klant – die natuurlijk niet veel tijd heeft. Een vertrouwelijk document dat ondertekend moet worden, maar niemand heeft het afgedrukt. Collega Julie is de enige die rechtstreeks toegang heeft tot het bestand – en laat die nu net in Londen zitten. Maar geen probleem: collega Els belt Julie op en die laat het document vanuit Londen meteen in België uit de printer rollen. Geen gedoe met heen en weer mailen en bijlagen downloaden.
Mobile printing
Julie zat net in de cafetaria te lunchen toen ze Els aan de lijn kreeg, maar moest haar warme soep gelukkig niet koud laten worden. Een goede implementatie van het Nieuwe Werken houdt namelijk ook in dat medewerkers, bijvoorbeeld via KYOCERA’s mobile print app, printopdrachten gewoon via hun smartphone kunnen versturen. Handig toch, die digitale revolutie.
Veilig printen dankzij DMS
Maar het document was toch vertrouwelijk? Was het dan wel zo slim van Julie om het in het buitenland uit de printer laten rollen, terwijl ze niet kon weten wie er op dat moment bij de printer stond? Goed punt. Maar Julie heeft handig gebruikgemaakt van KYOCERA’s Print&Follow. Collega Dirk neust al eens graag tussen andermans documenten wanneer hij de printer passeert, maar een Print&Follow-oplossing laat Els toe om rustig naar de printer te wandelen en het vertrouwelijke document op te roepen met haar persoonlijke badge.
Rechtstreeks naar de cloud scannen
Onderweg naar de printer komt Els jobstudent Louis tegen bij de scanner. Hij is aangenomen om stapels contracten, facturen en bestelbonnen in te scannen en naar de juiste mappen in de cloud te uploaden, maar is in gedachten zijn skireis al aan het plannen. “Als die niet beter oplet, gaat hij nog fouten maken”, denkt Els. Maar dat denkt ze verkeerd. Dankzij KYOCERA’s Scan & Connect ziet de scanner namelijk zelf het verschil tussen contracten, facturen en bestelbonnen, en belanden documenten automatisch in de correcte folder.
Het Nieuwe Werken begint met een audit
Is jouw bedrijf in gedachten helemaal klaar voor het Nieuwe Werken, maar weet je niet hoe eraan te beginnen? Contacteer ons vandaag nog. KYOCERA komt met plezier langs voor een uitgebreide audit zodat je precies weet welke document management solutions de workflow van jouw bedrijf naar het hoogste niveau zullen tillen.
