In deze digitale tijden geen gebrek aan goeroe’s en visionairen die maar al te graag een tipje van de sluier lichten als het gaat om de manieren van werken in de toekomst. Heb je een collega die meent dat print dood is? Dat het papierloze tijdperk is aangebroken? Tijd om wat nuance aan te brengen, want paperless werken klinkt dan wel fantastisch, het moet vooral efficiënt zijn – en dat is het niet per se.
De papierloze bubble
De eerste personal computers op kantoor? Die doken in de jaren 70 op. Dat was ook het decennium waarin het Westen voor het eerst geconfronteerd werd met de eindigheid van oliereserves en men zich er ineens pijnlijk van bewust werd dat grondstoffen uitgeput kunnen raken. Niet zo verrassend dus dat het concept van het paperless office in diezelfde periode ook naar voren werd geschoven. De Brits-Amerikaanse informatiewetenschapper Frederick Wilfrid Lancaster bedacht het concept in 1978 om minder papier te verspillen en, niet onbelangrijk, efficiënter te communiceren.
Je hoeft heus geen CIO of COO te zijn om te weten dat papierloze kantoren de dag van vandaag nog altijd een utopie zijn. Terwijl heel veel bedrijven wel het een en ander online afhandelen, circuleert er ook nog altijd veel papier op kantoor. Jawel, zelfs bij IT-bedrijven en state-of-the-art start-ups.
Paperless werken waar en wanneer het zinvol is
Hoog tijd dus om werk te maken van een papierloze strategie voor je bedrijf? Niet noodzakelijk. Je moet paperless werken niet zien als een doel op zich. Het is namelijk zo dat je in principe papierloos zou kunnen werken en tóch nog inefficiënt communiceert. En je kunt op de traditionele manier werken – of klassieke en digitale communicatie combineren – en wél efficiënt communiceren.
Voor je hals over kop alle papieren documenten in de shredder duwt, moet je met andere woorden perfect weten hoe je documentstromen in elkaar steken. Gaan sommige documenten van papier naar digitaal en terug, om uiteindelijk toch gedigitaliseerd te worden? Dan kun je dat ene proces maar beter opnieuw ontwerpen. Blijkt een ander proces – met fysieke documenten – wél efficiënt te verlopen, dan is digitaliseren allicht geen prioriteit.
Onthoud dus:
- Een papierloos kantoor is geen doel op zich.
- Evalueer alle processen en documentstromen individueel.
- Weeg efficiëntiewinsten af tegen investeringskosten.
- Verlies nooit het gebruiksgemak voor je medewerkers uit het oog. Als een proces te moeilijk of omslachtig is, zal het niet vlot van de grond komen.
Tijd voor een audit?
KYOCERA helpt je om je informatieprocessen in kaart te brengen – en te bepalen welke documentstromen beter kunnen. Sommige van onze klanten zagen het aantal overbodige prints op die manier drastisch dalen.
