Papieren documenten beveiligen: hoe begin je daaraan? - Kyocera Document Solutions Belgium Blog
Data security

Papieren documenten beveiligen: hoe begin je daaraan?

Dat ze hun digitale documenten tegenwoordig goed moeten beveiligen, vinden de meeste bedrijven niet meer dan vanzelfsprekend. Ze investeren dan ook volop in de nodige software en nemen technische maatregelen allerhande om digitale datalekken te voorkomen. Ondertussen laten hun medewerkers echter nog altijd papieren documenten rondslingeren op printers en in postbakjes, zonder erbij stil te staan dat die evengoed gevoelige informatie kunnen bevatten. Doet jouw organisatie nog niet genoeg om haar papieren documenten te beveiligen? Lees onze tips om er vandaag mee te beginnen!

Digitaliseren en dan vernietigen

Documenten scannen om ze vervolgens digitaal op te slaan met behulp van een Document Management System (DMS) biedt niets dan voordelen, zeker op het vlak van veiligheid. Je beperkt er op eenvoudige wijze de toegankelijkheid van bepaalde documenten mee en kunt te allen tijde opvragen wie bezig is (geweest) met een bepaald document. Eenmaal gedigitaliseerd, laat je de papieren documenten uiteraard meteen door de papiervernietiger gaan.

Slim scannen

Goed om te weten: KYOCERA Scan & Connect werkt op basis van ‘optical character recognition’. De scansoftware ziet zelf het verschil tussen contracten, facturen, bestelbonnen, … en kan ze automatisch opslaan in de correcte folder. Omdat Scan & Connect als middleware fungeert, kun je het vlot koppelen aan je DMS, zodat je medewerkers alle documenten waar ze toegang toe hebben altijd snel en makkelijk kunnen terugvinden.

Papieren documenten fysiek beveiligen

Is volledig papierloos werken toch niets voor jouw bedrijf? Investeer dan in archiefkasten met een slot en denk aan een goede beveiliging van je bedrijfsgebouw, zoals een alarmsysteem, camera’s en waakverlichting.

Sensibiliseren is de sleutel

Als het op documentveiligheid aankomt, is personeel vaak (onbewust) de zwakste schakel in het proces. Je medewerkers sensibiliseren is met andere woorden een must. In tegenstelling tot wat veel mensen denken, is het doel van een clean desk policy niet zozeer orde en netheid vrijwaren, maar eerder voorkomen dat medewerkers vertrouwelijke documenten laten rondslingeren. Maak je personeel daar voldoende van bewust.

Maak daarnaast duidelijke afspraken met je medewerkers wat betreft documenten die ze elders dan op hun bureau achterlaten. Denk aan papieren die ze op printers laten liggen of documenten die ze in meetingruimtes klaarleggen en onbewaakt laten liggen tot de vergadering van start gaat.

Een ‘less paper’ of ‘paperless’ office?

Hoewel streven naar een papierloos kantoor een prima idee is, is het vaak niet mogelijk of misschien niet wenselijk om papier volledig uit een organisatie te bannen. Kiezen voor een ‘less paper’-office in plaats van voor een paperless office lijkt dus in de meeste gevallen het beste én het meest haalbare idee.

Wat je zeker moet gelezen hebben