Wie denkt dat plaats besparen het enige pluspunt is van een digitale workflow, heeft het grondig mis. Dankzij digitalisering kunnen bedrijven hun documenten namelijk systematisch opslaan en beschikbaar maken met behulp van een document management system (DMS) dat digitale approval workflows mogelijk maakt. Zulke goedkeuringsworkflows bieden zoveel voordelen dat ambitieuze bedrijven eigenlijk niet meer zonder kunnen. Ontdek snel hoe ze ook jouw bedrijf naar een hoger niveau kunnen tillen.
1. Het juiste document bij de juiste persoon
Een degelijk DMS weet precies welke stappen een document binnen de workflow moet doorlopen. Zo kun je de goedkeuringsworkflows binnen je bedrijf volledig automatisch laten verlopen, wat uiteraard mooi meegenomen is als je medewerkers vaak aanzienlijke bedragen of vertrouwelijke documenten moeten beheren. Het DMS stuurt alle bestanden immers vanzelf naar de juiste persoon door.
Laat je je DMS door KYOCERA installeren, dan kun je je digitale approval workflows zelfs zo gedetailleerd instellen dat ze zichzelf aanpassen in functie van het bedrag dat moet worden goedgekeurd. Als je je medewerkers bijvoorbeeld geen bevoegdheid wenst te geven om over bedragen boven 1.000 euro te beslissen, dan laat het DMS de desbetreffende documenten automatisch bij de CEO of CFO belanden.
2. Automatische pushberichten
Een efficiënt DMS maakt documenten niet alleen meteen beschikbaar voor de relevante personen, maar laat je ook toe om in een oogopslag te zien bij wie een document zich bevindt en hoelang al. De kans dat het document veel te lang bij die persoon blijft ‘hangen’ is overigens klein, omdat een digitale approval workflow (indien je dat wenst) automatische pushberichten uitstuurt.
3. Betere customer service
Omdat medewerkers dankzij digitale goedkeuringsworkflows hun documenten veel sneller en eenvoudiger kunnen terugvinden en beheren, houden ze meer tijd over voor hun kerntaken. De workflow kan klanten zelfs automatisch op de hoogte houden van de status van hun bestelling of document, wat uiteraard een verbeterde customer service mogelijk maakt.
Lees ook: Administratieve workflows optimaliseren met one-click-oplossingen
4. Minder veiligheidsrisico’s
Om informatielekken te voorkomen, kun je opteren om documenten in een digitale approval workflow vergrendeld door te sturen. Zo hoeven vertrouwelijke documenten ook nooit meer op printers of bureaus rond te slingeren.
Ook een digitale approval workflow installeren?
KYOCERA helpt je om je documentenstromen te digitaliseren en er een optimale goedkeuringsworkflow aan te koppelen. Contacteer ons gerust voor meer informatie!
