De productiviteit monitoren en continu bijsturen is cruciaal voor het succes van elk bedrijf, ongeacht de sector en het aantal werknemers. De beste aanpak om de productiviteit binnen jouw bedrijf te verhogen? Alles komt neer op een menselijke managementstijl met voldoende aandacht voor automatisering. Dat klinkt misschien contradictorisch, maar het houdt wel degelijk steek. Ontdek snel onze tips!
1. Automatiseer ‘hersenloze’ taken
Je administratieve medewerkers hebben hard gewerkt om hun kwalificaties te verwerven en hebben allicht ook een uitgebreide selectieprocedure doorstaan om bij jouw bedrijf aan de slag te mogen. Als ze vervolgens uren van hun kostbare tijd moeten spenderen aan het manueel inscannen van documenten, is dat niet alleen zonde van hun potentieel, maar ook niet bepaald motiverend. Zeker als je weet dat er een software-oplossing als KYOCERA Scan & Connect bestaat die:
- automatische documentendoorvoer mogelijk maakt: documenten één voor één op de scanner leggen, wordt daarmee voorgoed verleden tijd.
- een ‘scannen naar’-functie heeft: alle documenten worden meteen op de juiste plek opgeslagen in de cloud. De software laat namelijk toe zelf te herkennen wat een factuur, bestelbon, offerte, … is.
2. Investeer in een DMS
Ook het organiseren van documenten vergt tijd die je medewerkers beter aan hun kerntaken zouden kunnen besteden. Met een document management system (DMS) laat je hen toe om documenten snel terug te vinden en ze efficiënt (bv. gegroepeerd per klant) te beheren.
3. Open de deur naar de cloud
Raken er regelmatig foutieve versies van documenten in omloop binnen (of – erger nog – buiten) je bedrijf? Geef je medewerkers de mogelijkheid om samen te werken in de cloud. Zo heeft iedereen altijd toegang tot de finale en juiste versie van documenten. Bovendien spelen je medewerkers die zich vaak op de baan moeten begeven geen tijd meer kwijt aan het routinematig checken van mails, bijvoorbeeld om te kijken of prijslijsten tijdens hun rit nog gewijzigd zijn.
4. ‘Work hard, play hard’
De boog kan niet altijd gespannen staan. Laat ontspannen en plezier maken daarom geen taboe zijn op de werkvloer. Tenslotte geldt dat hoe langer je medewerkers zich aan een stuk moeten concentreren, hoe minder productief ze worden. Voorzie een pingpongtafel, een dartboard, … maar ook een stille ruimte voor zij die daar af en toe behoefte aan hebben.
