KYOCERA MyQ

Beveilig en beheers uw documenten met KYOCERA MyQ

Beheer gevoelige documenten en druk printkosten

MyQ is een server-based applicatie die uw documentbeheer stroomlijnt en beveiligt. Dankzij de ingebedde Print&FollowTM-applicatie kunt u de efficiëntie van de printer verhogen en kunt u het afdrukproces versnellen: de gebruiker hoeft hierbij het document niet naar een specifiek toestel te verzenden, maar kan het naar de MyQ-server verzenden, waar alle toestellen op kantoor toegang toe hebben. Het document kan vanaf dat moment op ieder vrij toestel worden afgedrukt. Op die manier kunt u niet alleen de wachtrijen aan de toestellen beperken, maar kunt u de documenten nog beter beveiligen, aangezien het toestel het document pas vrijgeeft nadat de verzender zich heeft aangemeld en het heeft geselecteerd om af te drukken.

Voor het kopiëren, scannen en faxen biedt MyQ niet alleen een goed gestructureerde en gebruiksvriendelijke interface, maar ook de mogelijkheid om gepersonaliseerde snelkoppelingen in te stellen voor de functies die u het vaakst gebruikt. Bovendien houdt MyQ gedetailleerde statistieken bij over de printkosten per project, gebruiker of afdeling. Gebruikers hebben ook toegang tot hun eigen afdrukaccount via een conventionele webbrowser, waar ze een overzicht van hun afdruktaken kunnen bekijken. Al deze functionaliteiten herinneren de gebruikers aan het belang van een efficiënt afdrukbeheer en helpen op die manier de kosten drukken.

PinPoint Scan Process

Uitdagingen voor uw onderneming

  • Diefstal van vertrouwelijke gegevens zou mijn bedrijf schade kunnen toebrengen – Hoe kan ik vermijden dat een onbevoegde persoon toegang krijgt tot mijn gegevens?
  • De juiste instellingen voor de scan- en faxfuncties vinden is tijdrovend en moeilijk – Hoe kan ik die processen vergemakkelijken?
  • Het is niet zo eenvoudig om alle kosten die verband houden met het afdrukken, op te volgen – Hoe krijg ik hier toch zicht op, zodat ik op dit vlak geld kan besparen?

Uw voordelen met MyQ

  • Authenticatie: er kan pas worden afgedrukt, gekopieerd en gescand nadat de gebruiker zich heeft aangemeld op het geselecteerde toestel. Afhankelijk van uw eisen op het vlak van de beveiliging kunt u hiervoor uit verschillende authenticatiemethoden kiezen.
  • Secure & Easy Scan laat de gebruiker toe om op een heel eenvoudige manier handelingen uit te voeren met één klik en om die instellingen ook op te slaan.
  • Accounting: gebruikers kunnen hun printvolumes opvolgen en managers kunnen de printkosten beter onder controle houden en beperken. Alleen al het opvolgen van het afgedrukte volume kan helpen om het aantal afgedrukte pagina’s te verminderen.

Functionaliteiten en specificaties

Met zijn goed gestructureerde en intuïtieve interface vereenvoudigt MyQ alle processen die u op uw MFP moet uitvoeren. Aangezien u zich moet aanmelden voordat u het toestel begint te gebruiken, biedt MyQ u meteen de nodige snelkoppelingen naar uw vaakst gebruikte scan-, fax- en afdrukinstellingen en knoppen waarmee u snel andere opties kunt kiezen. Hierdoor bespaart u niet alleen tijd bij het verwerken van uw documenten, maar kunt u ook ongewone printgewoonten in uw kantoor opsporen. U kunt uw bestaande printerpark ook uitbreiden met externe MyQ-terminals, die dan net als uw nieuwste toestellen met MyQ werken.

  • Authenticatie – toegang tot de toestellen in één stap met PIN, ID-kaart of Windows Login of volgens een authenticatiemethode in twee fases (bv. ID-kaart en PIN).
  • Beveiliging – dankzij de beveiligde afdrukfuncties, de gegevensversleuteling en de Print&Follow-functie zijn uw documenten alleen toegankelijk voor bevoegde personen. Zij zijn ook de enigen die de documenten kunnen afdrukken.
  • Rapportering – MyQ houdt gedetailleerde statistieken bij over de printkosten die worden gemaakt per project, gebruiker of afdeling.
  • Scannen naar workflow – KYOCERA MyQ biedt uitgebreide mogelijkheden voor snel en veilig scannen naar workflows, wat de productiviteit van uw documentgebruikers opvoert en het gebruik van document-workflows binnen uw organisatie versterkt. Scan- en workflow processen kunnen op user- of groepsniveau toegewezen worden, zodat voorafgedefinieerde documentprocessen met een simpele klik op het MFP-pannel kunnen uitgekozen worden.  Via een connector worden gedigitaliseerde data en documenten dan bij het backoffice pakket (CRM, Accounting, ERP,…) aangeboden.
  • Gepersonaliseerde functionaliteiten – MyQ onthoudt uw vaakst gebruikte instellingen en bewaart ze als uw standaardinstellingen wanneer u zich aanmeldt.
  • 'Scan to’-functie – met één klik kunt u de bestemming van uw gescande documenten en hun metagegevens wijzigen. U kunt daarbij kiezen uit onder meer uw eigen MyQ-ruimte, uw private map, een faxserver, een mailadres enz…
  • Mobiel afdrukken – u kunt documenten vanaf uw mobiele toestel afdrukken door gewoon een mailbericht naar de MyQ-server te verzenden. Afgedrukte documenten kunnen nadien worden opgehaald wanneer u uw gegevens in het toestel invoert. Bovendien ondersteunt KYOCERA MyQ de KYOCERA Mobile Print App, voor het mobiel en beveiligd afdrukken van documenten, vanop zowel een iOS- als een Android- mobiel toestel.

MyQ Web Interface

Met MyQ Web Interface kunt u de productie van uw documenten op ieder niveau op een eenvoudige manier beheren:

  • Toegang via een webbrowser en een persoonlijke MyQ Login.
  • Geen extra software of tools nodig.
  • De gebruiker kan afdruktaken beheren.

MyQ Mobile Terminal

Met deze nieuwe applicatie kunt u:

  • het toestel kiezen waarop uw geselecteerde taken zullen worden afgedrukt;
  • het bedieningspaneel van de machine ontgrendelen, zodat u documenten kunt kopiëren of scannen;
  • een overzicht bekijken van alle machines op iedere MyQ-server en van hun status;
  • documenten afdrukken vanaf een favoriet of eerder afgedrukte taken;
  • uw favoriete MyQ-toestel op iedere server kiezen; deze toestellen worden prioritair weergegeven.

De PIN-code wordt in de applicatie opgeslagen, zodat u ze niet voor iedere sessie opnieuw hoeft in te voeren. Dit is een functie die niet alleen door verstrooide collega’s op prijs wordt gesteld…

U kunt de MyQ Mobile Terminal van de Google Play Store naar uw mobiele toestel downloaden.

Scroll to top