Werknemers spenderen elke week uren aan documenten zoeken, formulieren doorsturen, contracten inscannen, duplicaten afdrukken … Gek, als je weet dat 85 procent van alle documenten het bedrijf nooit verlaat. En nog gekker als je bedenkt dat ons privéleven doordrongen is van digitalisering. Terwijl we vroeger onze vakantiefoto’s bij thuiskomst uploadden naar onze computer, stuurt onze smartphone ze nu meteen door naar de cloud. We kijken televisie waar en wanneer we maar willen en de agenda van onze partner checken we in real-time via onze smartphone…
Waarom diezelfde digitale revolutie niet doortrekken naar kantoor? Almaar meer kmo’s zien in dat een gecentraliseerde werkomgeving niets dan opportuniteiten biedt. Om maar enkele voorbeelden te noemen:
1. Een gastvrije werkomgeving
In een gedigitaliseerd bedrijf beperkt gastvrijheid zich niet tot een koekje bij de koffie. Klanten en bezoekers kunnen er gemakkelijk inloggen op het guest-netwerk en via hun smartphone het document printen dat ze thuis waren vergeten, in plaats van het naar een medewerker te moeten mailen omdat ze zelf geen toegang hebben tot de printer.
2. Meer tijd om je te focussen op kerntaken
Zonder digitalisering is het een hele uitdaging om je te concentreren op je kerntaken. Terwijl jij de laatste hand legt aan een belangrijke presentatie, hebben de mails zich alweer opgestapeld – en natuurlijk zijn ze niet allemaal voor jou persoonlijk bedoeld. Snel forwarden. En je moest ook nog even die offerte afdrukken voor het archief. En die factuur de juiste code geven. Stuk voor stuk tijdrovende taken die in een gedigitaliseerd bedrijf volledig automatisch kunnen verlopen.
3. Klanten vlotter en sneller van dienst zijn
Ook klanten worden beter van de digitale revolutie. Mails die vroeger dagen bleven ‘hangen’ voor ze door de juiste medewerker werden behandeld, bereiken nu meteen de juiste persoon. Zelfs documenten die eerst een naam, code of andere vorm van indexering moeten krijgen, kunnen die in een gedigitaliseerde werkomgeving gewoon automatisch krijgen en snel bij de juiste medewerker terechtkomen.
4. Een groener en gezelliger kantoor
Een gedigitaliseerd archief en digitaal document management maken natuurlijk dat je veel minder hoeft te printen. Mastodonten van archiefkasten zijn niet meer aan de orde en van die clean desk policy kun je eindelijk écht werk maken. Misschien kom je ook tot de conclusie dat je dankzij de cloud eigenlijk veel minder printers nodig hebt? Dankzij digitalisering komt er hoe dan ook meer ruimte vrij op de werkvloer voor planten, ‘meeting bubbles’ … en misschien zelfs een gezellige lounge.
5. Nooit meer sprinten om te printen
Herkenbaar: vertrouwelijke informatie afdrukken en dan razendsnel naar de printer spurten – je weet nooit wie er bij het toestel staat. Maar ook dat is verleden tijd in kantoren die helemaal mee zijn met de digitale revolutie. Print&Follow-technologie laat je toe om op ‘Print’ te klikken en vervolgens in te loggen op de printer in kwestie (bijvoorbeeld met een badge). Pas dan rolt je (vertrouwelijke) document uit de printer. Je kunt onderweg dus gerust nog even stoppen bij de koffieautomaat.
Elk bedrijf zijn digitale revolutie
Dé digitale revolutie bestaat in principe niet. Digitaliseren is namelijk alleen maar nuttig en efficiënt als het gebeurt op maat van het bedrijf in kwestie. Daarom vertrekt KYOCERA altijd vanuit een interne audit:
- Hoe stromen documenten door het bedrijf?
- Wie print wat, waar en wanneer?
- Hoe verloopt de informatieuitwisseling met partners en klanten?
Op die manier bepaalt KYOCERA welke oplossingen een bedrijf écht nodig heeft om alle instrumenten en processen perfect op elkaar af te stemmen. Benieuwd naar de beste aanpak om de digitale revolutie te ontketenen in jouw bedrijf? Contacteer ons en we maken er samen werk van!
