Dat we in digitale tijden leven is allang geen voer meer voor discussie. Een debat dat nog altijd actueel is, is of het ooit nog iets zal worden met volledig papierloos werken. Worden postbakjes en archiefkasten binnenkort (of in een verre toekomst) zonder pardon uit alle bedrijven geweerd of zullen bedrijven tot het einde der tijden blijven vastklampen aan papier? In dit artikel bespreken we waarom het papierloze kantoor vooralsnog niet de norm is.
DMS: Does it Make Sense?
Vooral kleine bedrijven zijn niet altijd overtuigd van de vele voordelen die een DMS (documentmanagementsysteem) hun kan bieden. Vaak lijkt het implementeren van zo’n digitaal systeem hen te duur om een degelijke ROI te kunnen genereren, of nodeloos ingewikkeld voor de beperkte omvang van hun organisatie. Toch is niets minder waar.
Niet iedereen leest graag van een scherm
Veel mensen printen (al dan niet omvangrijke) documenten uit, louter omdat ze moeite hebben met lezen van een scherm. Op papier lezen ze sneller en leggen ze gemakkelijker verbanden. Niets mis mee, natuurlijk. Het is zelfs wetenschappelijk bewezen.
Nultolerantie is geen sympathieke zet
In Nederland voerde de CEO van een bedrijf – we noemen geen namen – onlangs nultolerantie in voor het gebruiken van papier op de werkvloer. Er zijn nergens printers te bespeuren en alle facturen worden er digitaal verstuurd. Die beslissing viel niet bij alle medewerkers in goede aarde, onder andere om de psychologische/cognitieve reden die we hierboven al aanhaalden.
Het papierarme kantoor is al een grote stap vooruit
Papierloos werken hoeft geen kwestie van zwart of wit te zijn. Hoewel er heel wat voor het papierloze kantoor te zeggen valt – al was het maar de verminderde impact op het milieu – geldt dat voor het printen van documenten net zo goed. KYOCERA is daarom voorstander van een genuanceerde strategie als het op papierloos werken aankomt. Overstappen op een DMS en/of facturen alleen nog maar digitaal versturen, is voor elk bedrijf ongeacht het aantal medewerkers alvast een grote stap vooruit.
