De voordelen van een digitaal archief zijn legio. Maar hoewel almaar meer bedrijven de overstap maken van papier naar cloud, is papieren weggooien voor veel ondernemingen toch niet zo vanzelfsprekend. Want hoelang moet je belangrijke documenten eigenlijk nog op papier bijhouden als ze eenmaal in de cloud zijn opgeslagen? Dit zegt de wet erover.
Wettelijke bewaartermijn
“Zeven jaar”, luidt het bij de Federale overheidsdienst Economie als je hen vraagt hoelang je facturen moet bewaren. Gelukkig betekent dat niet dat je de papieren exemplaren van je facturen telkens zeven jaar moet bijhouden. De fiscus aanvaardt net zo goed gedigitaliseerde facturen, maar knoopt er wel enkele belangrijke voorwaarden aan vast.
4 voorwaarden voor een digitaal archief
Voldoet je digitaal documentenbeheer aan de volgende normen? Dan kun je met een gerust hart je papieren facturen vernietigen en je voormalige archieflokaal als extra kantoorruimte beginnen inrichten.
- De facturen worden bewaard op een server die vanuit België toegankelijk is. (De server mag zich in het buitenland bevinden)
- De facturen zijn leesbaar door middel van een downloadfunctie en previews binnen het archief.
- De identiteit van de uitreiker van de facturen kan niet meer gewijzigd worden, de inhoud van de factuur (bedragen, de datum, …) evenmin.
- De authenticiteit van elke factuur is aantoonbaar, bijvoorbeeld door unieke watermerken en documentnummers.
Efficiënt facturen digitaliseren
Innovatieve bedrijven weten dat facturen digitaliseren meer inhoudt dan in het wilde weg scannen en opslaan in de cloud. Behalve de strenge normen op het vlak van compliance en veiligheid waaraan een digitaal archief moet voldoen, moet het systeem je ook toelaten om documenten snel terug te vinden en toegankelijk te maken voor de juiste mensen. Omdat elk bedrijf unieke informatieprocessen hanteert, vertrekt KYOCERA altijd vanuit een interne audit om bedrijven te helpen digitaliseren:
- Hoe stromen de documenten door het bedrijf?
- Wie print wat, waar en wanneer?
- Hoe verloopt de informatieuitwisseling met partners en klanten?
- Welke opslagmethodes zijn nodig om aan alle wettelijke voorwaarden te voldoen?
Geen lege doos
Extra kastruimte is altijd mooi meegenomen, maar laat je digitaal archief geen lege doos zijn. Contacteer ons en we maken samen werk van een digitaal archief dat niet alleen veilig, maar ook efficiënt is.
