“Het is te duur. We zijn er niet groot genoeg voor. Het maakt alles alleen maar nodeloos ingewikkeld, …” Over digitaal documentbeheer heersen er, zelfs anno 2019, heel wat vooroordelen waar helemaal niets van aan is. Heb je je manager al eens proberen te overtuigen om een Document Management System (DMS) te introduceren, maar kreeg je het deksel op de neus? Of waag je binnenkort je kans, en kun je je best voorstellen dat je leidinggevende niet zo makkelijk ja zal zeggen? Gewapend met deze voordelen – stuk voor stuk bewezen feiten – doe je zelfs de meest kritische geest twee keer nadenken!
1. Je bepaalt zelf het prijskaartje
“En wat moet dat dan kosten?” is de hamvraag die op de lippen van vrijwel elke manager brandt zodra iemand de term ‘digitaal documentbeheer’ in de mond neemt. Het antwoord: een DMS is zo duur als je het wilt maken. Een goed DMS is namelijk perfect schaalbaar. Je kunt je workflows dus zo eenvoudig of uitgebreid inrichten als je zelf wenst!
2. Alles handmatig scannen en opslaan? Welnee!
Bij digitaal documentbeheer hoort uiteraard een digitaal archief. Gelukkig hoeft dat niet te betekenen dat je medewerkers alle papieren documenten nu handmatig moeten scannen en opslaan. Met KYOCERA Scan & Connect vallen ze terug op ‘optical character recognition’-technologie. De software herkent zelf om wat voor type document het gaat en slaat het automatisch op de juiste locatie en onder de juiste bestandsnaam op.
3. Door digitaal documentbeheer stijgt de klanttevredenheid
Stel, een klant belt een van je medewerkers op omdat hij aanmaningen blijft krijgen voor een factuur die hij allang betaald heeft. De medewerker die de telefoon opneemt, kan dan dankzij het DMS niet alleen de factuur onmiddellijk op zijn scherm zien, maar ook meteen de betaalgeschiedenis van de klant nakijken. Terwijl een klant zonder DMS algauw van het kastje naar de muur wordt gestuurd, wordt hij door digitaal documentbeheer vlot geholpen door om het even wie de telefoon opneemt.
4. De leercurve valt heus mee
Elke medewerker kan leren werken met een DMS. Gebruiksvriendelijkheid staat immers centraal! Heeft er toch iemand hulp nodig om het systeem onder de knie te krijgen, dan staat KYOCERA altijd voor je klaar.
5. Iedereen doet het!
Oké, niet álle bedrijven hebben momenteel een DMS. Maar hun aantal stijgt wel gestaag, en dat mag geen wonder heten gezien de toenemende digitalisering op wereldwijd niveau. Een kmo met ambitie die nu niet overstapt op een digitaal archief met een DMS eraan gekoppeld hinkt binnen enkele jaren hopeloos achterop.
Lees ook: Hoe weet je of het écht tijd is om een DMS te installeren?
