Als je vastberaden bent om de printkosten van je bedrijf te minimaliseren, is het natuurlijk wel zo handig om eerst een duidelijk zicht te hebben op de status quo. Hoeveel print elke afdeling per dag? Met welke printer(s)? Gaat het vaak om kleurenprints? Vertonen alle individuele gebruikers gelijkaardig printgedrag of zijn er uitschieters? Enzovoort. Maar in deze tijden van GDPR rijst natuurlijk meteen ook een andere belangrijke vraag: mag je het printgedrag van je personeel wel zomaar monitoren? Het antwoord is: “Ja, maar …”
Printstatistieken bijhouden
Wettelijk gezien houdt niets je tegen om printstatistieken bij te houden. Máár je mag dat alleen doen om na te gaan hoeveel er wordt geprint en wat dat precies kost. Wat voor inhoud je medewerkers precies afdrukken, mag je níét monitoren. Ook individuele rapportages zijn in principe uit den boze. Je moet je dus beperken tot geanonimiseerde tellingen of printstatistieken per afdeling.
Toch benieuwd naar individueel printgedrag?
Stel: je merkt dat er aanzienlijk minder wordt geprint op dagen waarop een bepaalde medewerker thuiswerkt. In principe mag je het printgedrag (maar nog altijd niet de documenten) van die medewerker dan wel individueel onder de loep nemen, omdat je dan kunt steunen op een vermoeden van misbruik. Let wel, je mag het printgedrag van die individuele medewerker nooit structureel monitoren en ook niet vóór je daar een objectieve aanleiding (de verschillen in printstatistieken, dus) toe hebt.
Vergeet je eigen privacyreglement niet!
Verlies tot slot deze belangrijke voorwaarde niet uit het oog: je mag het printgedrag van een bepaalde medewerker pas monitoren als hij of zij daar vooraf mee akkoord is gegaan door een privacyreglement te ondertekenen waarin een clausule is opgenomen die stelt dat individuele printgegevens mogen worden opgevraagd bij vermoeden van misbruik. En dat reglement is dan weer alleen geldig als het door de ondernemingsraad van je bedrijf werd goedgekeurd.
Voorkom discussie met KYOCERA NetManager
Mogen ze bij administratie niets in kleur printen? Dan geeft KYOCERA NetManager (KNM) je administratieve medewerkers die mogelijkheid ook niet. De software past je print policy namelijk automatisch toe volgens het profiel van de gebruiker (en zelfs het documenttype). Daarnaast houdt KNM gebij per gebruiker, inclusief de kosten per print.
