Scannen is niet meer van deze tijd. Een overblijfsel uit het papieren tijdperk, zo wordt weleens gezegd. En toch blijven bedrijven scannen. Daar hebben ze twee mogelijke redenen voor. Ofwel houden ze vast aan een verouderde documentenstroom, ofwel zijn ze hun workflow net volop aan het digitaliseren. Tot welke categorie behoort jouw onderneming? Lees verder en ontdek wat een doordachte scanningstrategie inhoudt.
Een teken aan de wand
In de meeste bedrijven laat de digitale revolutie zich al een tijdje gelden. Ondernemingen communiceren almaar meer via sociale media, en data en documenten worden steeds vaker weggezet in de cloud. Maar misschien heeft jouw bedrijf meer moeite met de overstap van papier naar digitaal dan je denkt. Scannen je medewerkers regelmatig documenten in om ze vervolgens af te drukken en opnieuw in te scannen? Dat is een teken aan de wand dat het tijd is voor een slimmere aanpak.
Slim digitaliseren? Eerst denken, dan doen
Documenten inscannen is de eerste stap om je workflow te digitaliseren, maar vergis je niet: efficiënt scannen houdt meer in dan nieuwe scanners aankopen en een plekje in de cloud reserveren. Om een vlotte scanning-workflow te creëren, moet je precies weten hoe documenten door jouw organisatie stromen. Wie scant wat in? Welke documenten hebben goedkeuring nodig en van wie? Wie moet toegang krijgen tot bepaalde documenten – en wie net niet? Bevraag je medewerkers over hun eisen en noden. Je hoeft niet zozeer álle huidige informatieprocessen in kaart te brengen, maar wel wat de reële behoeften zijn.
Efficiënt scannen: niet zonder metadata
Ten slotte heeft het weinig zin om documenten naar de cloud te scannen als je medewerkers ze achteraf niet vlot kunnen terugvinden. En daar heeft KYOCERA een uitstekende oplossing voor. Scan & Connect herkent zelf wat een factuur, bestelbon, offerte, … is en slaat het bestand op in de juiste folder. De software geeft elk document ook de nodige metadata (datum, bestandsnummer, klantennummer, …), zodat je medewerkers het achteraf met slechts enkele klikken weer kunnen opvragen.
Tijd voor een audit van je scanning-workflow?
KYOCERA helpt je om je documentenstromen in kaart te brengen en te optimaliseren. Download onze whitepaper over slim scannen en contacteer ons gerust voor een audit of meer informatie.
