“Een document management system installeren? Daar zijn wij toch veel te klein voor?” Je bent zeker niet de enige die zich deze bedenking maakt. Over digitaal documentbeheer doen immers heel wat mythes de ronde. Vergis je echter niet: een goed document management system (DMS) hoeft heus niet duur of complex te zijn, omdat de technologie perfect schaalbaar is. Zelfs als startup of eenmansbedrijf kun je er dus de vruchten van plukken.
Iederéén hanteert workflows
Of je je er nu bewust van bent of niet: eigenlijk maakt je organisatie nu al – of toch in zekere mate – gebruik van een of meerdere workflows. Denk bijvoorbeeld aan hoe je medewerkers documenten:
- aanmaken of digitaliseren
- opslaan
- raadplegen
- beveiligen
- goedkeuren
De vraag is alleen of de workflow(s) binnen je organisatie wel systematisch word(en) toegepast. Als elke medewerker zijn eigen manier van opslaan hanteert en er geen duidelijke afspraken zijn over het gebruik van de server, speelt je bedrijf op de lange termijn onvermijdelijk kostbare tijd kwijt met het zoeken naar en meermaals scannen van documenten – iets wat je met een DMS gemakkelijk kunt vermijden.
Schaalbaar document management system
In tegenstelling tot wat veel bedrijven denken, hoeft een document management system geen volledige organisatie te overkoepelen om een degelijke ROI te genereren. Je kunt een DMS gerust toepassen op slechts een onderdeel van de dagelijkse worfklow, bijvoorbeeld op het scannen van documenten.
Eenvoudig beginnen
Als je je scanners koppelt aan KYOCERA’s Scan & Connect, moeten je medewerkers zelf niet meer aangeven waar een document naartoe moet en onder welke bestandsnaam. Door de software kan de scanner zelf bepalen wat een factuur, bestelbon of offerte is en wordt het document automatisch in de juiste folder gedropt met de correcte nomenclatuur.
Uitbreiden op termijn
Na verloop van tijd kun je je DMS uitbreiden door vaak gebruikte programma’s, zoals je boekhoudpakket, eraan te koppelen. Zo kun je voor bepaalde factuur-bedragen automatische goedkeuringsworkflows instellen en krijgt de bevoegde medewerker telkens een melding. Of je linkt je DMS aan je print policy, zodat bepaalde documenten bijvoorbeeld nooit in kleur kunnen worden afgedrukt of alleen door specifieke gebruikersprofielen. De mogelijkheden zijn onbeperkt!
Tijd om je workflows te automatiseren met een DMS?
KYOCERA helpt je om je documentenstromen in kaart te brengen en te optimaliseren met behulp van een DMS. Contacteer ons gerust voor meer informatie of voor een vrijblijvende audit.
