Waarom ze bij HR zo dol zijn op hun digitaal archief - KYOCERA
Digitale revolutie

Waarom ze bij HR zo dol zijn op hun digitaal archief

Dacht je dat het vooral je administratieve medewerkers zijn die er een ware papierwinkel op nahouden? Sla dan zeker een babbeltje met iemand van HR en vraag of je eens in hun archiefkast mag neuzen… Behalve motivatiebrieven, cv’s en interviewvragen puilt die allicht uit met allerlei documenten voor payroll, preventie op het werk, overheidsdocumenten, berichtgevingen van het sociaal secretariaat, enzovoort. Er zijn dan ook redenen bij de vleet waarom almaar meer HR-afdelingen overschakelen op een digitaal archief.

Een digitaal HR-archief opent de deur naar een DMS

Een digitaal archief is makkelijk te koppelen aan een DMS (documentmanagementsysteem). Wie dat doet, vindt de laatste versie van een document altijd meteen terug én kan schatten aan informatie voor zichzelf ontsluiten. Enkele voorbeelden:

1.     Vlotte opvolging van medewerkers

Wie moesten we alweer uitnodigen voor een functioneringsgesprek? Was het nu werknemer A of B die vanaf datum X de ochtendshift zal doen? Hebben we ergens een overzicht op de afwezigheden van collega C? En welke opleidingen had medewerker D nu precies gevolgd? Een DMS linkt data zodanig aan elkaar dat je voor elk personeelslid rapporten op maat kan samenstellen, opslaan en later opnieuw eenvoudig kan opvragen indien nodig.

Lees ook: Contracten eenvoudig beheren? Niet zonder DMS!

2.     IJzersterke recruitment workflow

Met een DMS kun je bovendien alerts instellen op basis van de status van (de data in) documenten, bijvoorbeeld wanneer het tijd is om een bepaalde aanvraag in te vullen, iemand een bericht te sturen of te contacteren voor een afspraak. Dat is niet alleen handig om het huidige personeelsbestand vlot op te volgen, maar ook om kandidaten sneller en beter van dienst te kunnen zijn. Sollicitanten in de kou laten staan, is wel het laatste wat een HR-afdeling wil.

3.     Payroll altijd perfect in orde

Wisselende werkschema’s, (on)betaalde verlofdagen, feestdagen, vakantiegeld, voordelen alle aard, … De manier waarop het loon wordt berekend is niet alleen uniek voor elke werknemer, maar varieert ook van maand tot maand. Een digitaal archief gekoppeld aan een DMS maakt het je HR-afdeling veel gemakkelijker om de payroll elke maand opnieuw tijdig en correct te berekenen. Je kunt je boekhoud- of payrollpakket er namelijk perfect mee aanvullen.

4.     Vertrouwelijke documenten veilig delen

Een DMS helpt je HR-afdeling ook informatielekken te voorkomen, omdat medewerkers hun bestanden vergrendeld kunnen delen met bevoegde collega’s. Zo hoeven er nooit nog vertrouwelijke documenten meer open en bloot op printers of in postvakjes te liggen. Tip: als je medewerkers toch af en toe vertrouwelijke informatie moeten afdrukken, kun je hen dat uiterst veilig laten doen met KYOCERA’s met Print&Follow. Het document in kwestie rolt dan pas uit de printer wanneer de opdrachtgever zich op het toestel heeft ingelogd met een persoonlijke code of badge.

 

Ook overschakelen op een digitaal archief?

Een digitaal archief is een verademing voor elk HR-departement, hoe klein het ook mag zijn. Wil jij de overstap maken of twijfel je nog of het iets voor jouw onderneming is? Praat erover met onze expert! Neem snel contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat je zeker moet gelezen hebben