Si vous lisez cet article, nous n’avons sans doute plus à vous convaincre des nombreux avantages offerts par l’archivage numérique. Mais la numérisation intensive n’est malheureusement pas évidente pour toutes les entreprises. Vous avez décidé de bientôt cueillir les fruits d’une archive entièrement numérisée ? Dans ce cas, vous vous posez sûrement la question de savoir s’il vaut mieux scanner les documents sur site ou confier cette tâche à une entreprise spécialisée qui travaille hors site. Découvrez vite quelle option est la meilleure pour votre entreprise.
Numériser une petite ou une grande archive
Nombre d’entreprises qui optent pour la numérisation hors site le font parce que le volume de documents est tellement important, qu’ils n’arrivent pas à le gérer en interne. Certaines organisations demandent même à leurs clients et fournisseurs d’envoyer directement les papiers au prestataire hors site, qui les numérise et les détruit une fois les versions numériques envoyées. Le volume à scanner n’est pas trop important, mais vos collaborateurs n’ont pas le temps de s’en occuper ? Mieux vaut dans ce cas recruter un ou plusieurs étudiants, cela vous reviendra moins cher.
Bon conseil !
Grâce à KYOCERA Scan & Connect, les scanners reconnaissent la différence entre les contrats, les factures et les bons de commande. Ainsi, tous ces documents sont automatiquement classés dans le bon dossier.
Espace physique et scanners disponibles
Si votre entreprise ne dispose pas de suffisamment d’espace pour permettre une numérisation sûre et confortable sur site, il est tout à fait logique de confier cette tâche à un prestataire externe. N’oubliez pas que les scanners « dédiés » (c’est-à-dire consacrés uniquement à la numérisation) occupent plus d’espace que les appareils multifonctions, car ils vous obligent d’ajouter des imprimantes qui, elles aussi, prennent de la place. Ceci dit, ce type de scanners offre habituellement de meilleures performances lorsqu’il s’agit de grands volumes de documents.
Numérisation et DMS
Vous faites le choix de l’archivage numérique ? Dans ce cas, la question de savoir quels documents vous devez numériser en premier n’est pas sans importance. Les documents récents ont la priorité, car ils vous permettent de profiter rapidement des avantages de l’archivage numérique combiné avec un DMS (Document Management System). Enfin, mieux vaut aussi garder sur place les documents très sollicités par vos collaborateurs.
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