Vous estimez qu’il est temps de numériser vos archives papier et de faire entrer vos procédures de travail dans l’ère du tout digital ? Vous rêvez de bannir à terme le papier de vos bureaux ? Quels que soient les objectifs que vous vous fixez, vous n’arriverez pas bien loin sans un scanneur de bonne qualité et des collaborateurs qui savent comment s’en servir. Savent-ils par exemple que la résolution dpi idéale d’un fichier PDF dépend du type de document numérisé et de la raison de sa numérisation ? Petit mot d’explication.
Numériser vos documents en PDF : opter pour le bon dpi
Numériser ses documents est un jeu d’enfant. Il suffit de poser les feuilles que vous souhaitez convertir en fichier PDF sur la surface vitrée du scanneur, de pousser sur « numériser » et le tour est joué, pas vrai ? En effet, mais à moins que vous optiez pour le bon dpi, vous risquez d’obtenir un PDF de mauvaise qualité ou même totalement illisible.
Numériser des documents textuels
Vous désirez numériser un document qui ne contient que du texte ? Une résolution minimale de 300 dpi est alors recommandée. En revanche, sur le fichier PDF obtenu devra à nouveau être imprimé, une résolution de 600 dpi est une meilleure option.
Numériser des images
Des images, en revanche, sont un rien plus difficiles à numériser que du texte. Si vous numérisez des images pour le web, une résolution de 300 dpi suffira amplement, mais si vous numérisez des images qui devront ensuite être réimprimées, une résolution de 600 dpi sera loin d’être un luxe. Le format des fichiers obtenus possède aussi son importance. Préférez un format PNG pour le web et un format PDF pour les illustrations à réimprimer. Une résolution de 1 200 dpi est rarement nécessaire pour vos images, à moins que celles-ci doivent être imprimées en très grands formats (pour des panneaux publicitaires, par exemple) ou qu’elles fassent partie des archives photographiques digitales d’un musée, par exemple.
Numériser des documents avec codes-barres
Afin d’optimiser l’efficacité de leurs processus internes, certaines entreprises apposent un code numérique, un code-barre ou un code QR à leurs documents. Une solution de numérisation telle que Scan & Connect de KYOCERA reconnaît ce code pour ensuite placer automatiquement le document numérisé dans le bon dossier. Impossible de faire plus pratique ! À nouveau, une résolution minimale de 300 dpi est indispensable, voire de 600 dpi si vous désirez à nouveau imprimer ces documents. Avec une résolution inférieure, vous risqueriez que le scanneur ne reconnaisse plus le code ou que ce dernier soit illisible une fois imprimé.
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