Accroître l’agilité de l’entreprise pour la transformation numérique

Beaucoup de propriétaires d’entreprises sont paralysés par la crainte lorsqu’ils observent les transformations numériques auxquelles ils doivent procéder. La seule idée d’un tsunami de données qui affluent et créent du chaos les incite à se cramponner aux vieux processus plutôt que d’embrasser le futur. Mais il n’y a aucune raison d’être effrayé. Les entreprises peuvent contrôler la situation dans l’ère numérique si elles développent une stratégie de mobilité d’entreprise claire en vue de permettre à leur personnel de travailler en déplacement. Il y a un grand nombre d’outils techniques qui peuvent les aider, mais le facteur le plus important est un changement d’état d’esprit. La plupart des résistances au changement profondément enracinées dans les entreprises ont des racines sociologiques plutôt que technologiques. 

Une stratégie de mobilité d’entreprise efficace requiert une réflexion stratégique initiale. Il n’est pas utile de prévoir des iPads pour tout le monde, sauf si cela repose sur une motivation bien fondée. Il y a deux questions essentielles à se poser : comment la stratégie de mobilité va-t-elle aider les employés à accroître leurs performances ? Comment va-t-elle créer de nouvelles opportunités d’affaires en attirant des clients ? Lors de la fixation des objectifs en réponse à ces questions, les entreprises ne doivent pas regarder au-delà d’un horizon de deux ans. Dans l’ancien monde pré-mobile, des plans stratégiques quinquennaux étaient la norme. Mais c’est l’agilité qui est maintenant à l’ordre du jour, et elle exige de réagir rapidement dans un monde mobile qui évolue vite.

Réaliser une transformation numérique pour bénéficier des avantages de la mobilité d’entreprise peut être une tâche intimidante, mais ce peut être plus simple que beaucoup peuvent le penser. Avec un planning et une stratégie clairs, toute entreprise peut accroître sa mobilité pour se développer dans le 21e siècle sans se livrer à d’énormes investissement.

Choisir les bonnes technologies est fondamental

Les entreprises doivent prendre en considération les technologies qui vont améliorer les performances, soit en facilitant la vie des clients, soit en améliorant la productivité du personnel. Une banque peut décider, par exemple, qu’une app mobile qui permet aux clients d’encaisser des chèques à distance va épargner à ceux-ci des déplacements qui prennent du temps, tout en libérant du temps pour les employés de la succursale. Un assureur automobile peut opter pour l’introduction d'une app mobile qui permet aux détenteurs d’une police de signaler un accident sur place. Il importe de décider qui prendra ces décisions cruciales relatives à la mobilité d’entreprise.

Que les départements IT les prennent de manière isolée est rarement une bonne idée, car ils n’auront probablement pas la vision stratégique globale nécessaire. Une bonne option consiste à mettre sur pied un centre d’excellence dédié à la mobilité d’entreprise, qui s’intercale entre le département IT et l’entreprise. Il serait constitué de représentants provenant de tous les secteurs de l’organisation, y compris les ressources humaines, le marketing et le département juridique. L’avantage serait d’éviter la nature fragmentée, en silos, d’un grand nombre de décisions d’entreprises en matière de mobilité. Idéalement, ce centre devrait avoir une vue holistique de la mobilité et mettre en oeuvre des politiques pour le plus grand intérêt de chacun.

Le bon choix est-il natif ?

Une des importantes décisions à prendre par le centre d’excellence dédié à la mobilité, c’est de décider s’il faut développer une app native ou un site mobile. Chaque solution a ses avantages et ses inconvénients. Les sites web mobiles sont faciles à construire et ne nécessitent pas de téléchargements, ce qui signifie que des visiteurs occasionnels peuvent y
accéder, mais ils sont moins attractifs pour les utilisateurs réguliers et ne sont plus disponibles chaque fois que la couverture internet est médiocre. Les apps natives tendent à être préférées par les clients réguliers et sont disponibles hors ligne, mais elles doivent être installées et elles sont liées à des dispositifs spécifiques. Si une entreprise choisit de construire une app native, elle doit la mettre régulièrement à jour avec de nouveaux petits plus innovants. Dans un monde mobile qui évolue rapidement, les clients n’en attendent pas moins. En fin de compte, décider s’il faut construire un site mobile ou une app native est une décision à prendre individuellement par chaque entreprise. Les deux solutions créent davantage d’agilité et constituent habituellement les voies à suivre.

Pour la plupart des entreprises, une bonne façon de procéder consiste à permettre à des interfaces de programmation d’applications (API - Application Programming Interfaces) de procurer aux utilisateurs mobiles un accès à des bases de données dorsales par l’entremise de leurs applications mobiles frontales. Les API sont des fenêtres dans des applications, ce qui signifie qu’elles peuvent mettre de puissants moyens dans les mains des clients. Mais les entreprises doivent faire attention. Ce qui rend les API si précieuses, c’est ce qui en fait un risque pour la sécurité. Les pirates informatiques peuvent les utiliser pour s’introduire par effraction dans les serveurs. Il ne suffit pas de s’en tenir aux procédés de sécurité classiques. La stratégie de sécurité devra être entièrement repensée si une entreprise a l’intention de tirer le meilleur parti des API. Il est essentiel de sécuriser l’intégration dorsale et les transactions entre client et serveurs.

La gestion des documents constitue le point de départ

Une stratégie de mobilité doit être au coeur de la transformation numérique d’une entreprise. Mais l’installation d’un système de gestion de documents (SGD) qui permet de stocker et de récupérer à la fois des documents papier et électroniques est presque tout aussi vitale. Les anciens processus manuels ne conviennent pas dans le monde actuel. Non seulement une
solution de gestion logicielle réduira la nécessité de disposer d’un espace de stockage physique, mais elle réduira aussi le temps passé à retrouver des documents.

Une étude de PWC suggère que les organisations perdent 7,5% de tous les documents et que les employés passent un dixième de leur temps à lire des informations et jusqu’à la moitié à les chercher. En fonction de la solution, un SGD peut retrouver des fichiers en quelques secondes en utilisant une phrase, ou un seul mot. Parmi les autres avantages, on peut citer une collaboration plus aisée avec des collègues et d’autres entreprises, et la possibilité de sauvegarder des documents papier en cas d’incendie ou d’autres catastrophes.

La plupart des entreprises sont conscientes de la nécessité d'intégrer des solutions numériques. La dernière enquête de l’AIIM sur l’industrie montre que quatre entreprises sur cinq déclarent que la transformation numérique est importante, ou très importante pour elles, et que plus de la moitié pensent qu’elles feront face à un sérieux bouleversement au cours des prochaines années. Cependant, seulement une entreprise sur cinq estime qu’elle dispose déjà, ou qu’elle disposera bientôt, de toutes les bonnes stratégies. Aujourd'hui, toute entreprise est une organisation technologique, quel que soit le secteur dans lequel elle est active. Une stratégie mobile bien définie doit être la pierre angulaire de la transformation numérique d’une entreprise. L’IT la guidera dans la prise des bonnes décisions en matière de technologie et, finalement, elle deviendra une entreprise plus agile.