La mobilité d’entreprise augmente, mais imprimer reste essentiel

La gestion de la mobilité d’entreprise (GME) rapproche les entreprises du bureau sans frontières. Mais de trop nombreuses organisations ne se soucient pas suffisamment de créer une solution d’impression mobile conviviale qui permette aux employés d’imprimer des documents à tout moment et n’importe où. Il s’agit d'un processus relativement simple une fois que les entreprises l’ont pleinement compris. Une solution d’impression mobile correcte s’intègre aux systèmes GME existants, économise des coûts, tout en maintenant la sécurité et l’efficacité de l’entreprise. L’impression mobile est une problématique importante dans un monde numérique en évolution rapide.

Les organisations ont certes tendance à évoluer vers le concept de bureau sans papier, mais il est rare qu’elles cessent complètement d’imprimer. En dépit d’innovations importantes telles que DocuSign, il y a un grand nombre de situations où l’impression est encore l’option préférée. Pour tirer le plus grand profit de leurs solutions de mobilité d’entreprise, les entreprises doivent s’assurer que les travailleurs mobiles disposent des mêmes privilèges que les employés de bureau. Ceci inclut l’autorisation d’imprimer d’importants documents n’importe quand et n’importe où, lorsqu’ils souhaitent utiliser des appareils mobiles.

Même lorsqu'ils sont en déplacement, une tendance de plus en plus répandue dans un certain nombre de secteurs et de fonctions, les employés doivent être en mesure d’imprimer. Garantir qu’ils peuvent le faire de manière efficace et sécurisée sans complications inutiles est un élément clé de la réalisation de la mobilité d’entreprise pour toute entreprise cherchant à optimiser sa façon de travailler.

Travailler en déplacement

Une gestion de mobilité d’entreprise est absolument nécessaire pour une organisation moderne. La plupart des employés de bureau accomplissent aujourd’hui une part importante de leur travail sur des appareils mobiles éloignés de leur bureau. Il y a une demande accrue de travailler en déplacement en ayant en mains l’un ou l’autre dispositif. Les smartphones, tablettes et autres appareils portables facilitent une réponse rapide aux besoins du client. En théorie, la suppression des frontières géographiques entraîne une réduction des coûts et une augmentation de la productivité. Les clients apprécieraient également, en particulier dans les secteurs tels que la banque, les assurances et les soins de santé, où la rapidité du service est l’un des principaux moyens de se différencier.

Mais une stratégie de mobilité d’entreprise n’est pas complète sans une stratégie d’impression mobile soigneusement réfléchie. Si chacun peut imprimer des documents à distance à partir de n’importe quel dispositif, sa flexibilité est améliorée, mais un trop grand nombre d’entreprises utilisent des procédés primitifs et potentiellement dangereux. Il est de pratique courante, par exemple, que tous les dispositifs mobiles mis à disposition soient sur le même réseau que les ordinateurs de bureau de l’organisation, avec la possibilité d’imprimer sans restrictions. Mais ne prévoir aucun droit d’accès, aucune analyse du trafic et aucune règle pour les appareils mobiles ne peut que mener au désastre. En premier lieu, les appareils se trouvent sur le même réseau que les ordinateurs qui doivent traiter des données d’entreprise sensibles. En second lieu, accorder à tout le monde un accès à tout sur des dispositifs mobiles provoque une telle confusion que les départements IT sont submergés de requêtes.

Les outils de gestion des impressions sont essentiels

Ce dont ont besoin les utilisateurs de dispositifs mobiles, c’est d'un accès aux types d’outils de gestion des impressions qui déterminent les droits d’accès pour les utilisateurs de bureau. Pour obtenir une gestion sécurisée, la meilleure façon de procéder consiste à intégrer les dispositifs mobiles dans une solution GME existante, telle que MobileIron, ou XenMobile. Plusieurs technologies peuvent réaliser le processus d’intégration, dont ThinPrint Mobile Print. Un appareil mobile se voit attribuer un profil spécifiant les imprimantes qu’il est autorisé à utiliser. Une fois envoyées à partir de l’appareil d’un utilisateur, les tâches d'impression mobile peuvent être chiffrées et stockées sur le système. Le procédé de récupération le plus pratique consiste à utiliser un code QR à partir de l’appareil mobile, mais un badge, ou un pin, convient également.

Pour accroître la sécurité des dispositifs, il est prudent d’empêcher que les tâches d'impression mobile ne traversent le nuage public. En utilisant des nuages privés et des centres de données traditionnels, il est possible de configurer le matériel, le stockage de données et le réseau pour empêcher les hôtes non souhaités d’accéder au réseau. L’utilisation de la solution GME, au sommet d’un centre de données traditionnel, ou d'un nuage privé, crée le niveau de sécurité le plus élevé.

Des solutions abordables sont disponibles

Ces solutions ne doivent pas forcément être coûteuses. Il n’est pas nécessaire d'investir dans des imprimantes compatibles avec un dispositif mobile, car l’impression mobile peut être offerte avec la flotte d’imprimantes existante. Lorsque les systèmes GME d’une entreprise sont utilisés, il n’est pas nécessaire de mettre à jour les routeurs ou les réseaux. Le système est configuré pour supporter une large gamme de dispositifs de bureau, portables et mobiles. Les coûts peuvent également être contenus en rendant le système suffisamment simple pour que les utilisateurs puissent prendre en charge leur propre accès aux imprimantes. La plupart des utilisateurs d’appareils mobiles sont suffisamment habiles lorsqu’il s’agit de comprendre de nouvelles apps. L’élément d’interface avec l’utilisateur consiste en une intégration dans le dialogue d’impression fourni par iOS, ou Android, et une app pour se connecter à différentes imprimantes du réseau. Éviter des appels téléphoniques au support technique de l’IT coûteux en temps doit être une priorité pour toutes les entreprises. Avec une solution bien conçue, le département IT définit les privilèges d’accès et les utilisateurs font le reste.

Des options sécurisées et conviviales existent

Les solutions de mobilité d’entreprise sont susceptibles d’augmenter l’efficacité en réduisant les temps de réponse. Elles peuvent également réduire les coûts. Les dispositifs mobiles sont plus abordables que les ordinateurs de bureau ou les ordinateurs portables, de sorte que la plupart des organisations se félicitent de voir les employés les utiliser. Les iPads ont évolué et la technologie d’écran partagé est maintenant disponible, ce qui les rend adaptés à une plus grande variété de tâches. Même s’ils ne seront jamais utilisés pour tout faire, la tendance est claire. Cependant, l’impression continue à être importante pour la plupart des organisations en dépit de l’évolution vers les bureaux sans papier. Personne ne sait ce qui se passera dans deux décennies, mais pour l’instant, permettre aux appareils mobiles d’imprimer d’une manière sûre et conviviale fait partie intégrante de la conception de la meilleure solution de mobilité d’entreprise.