Services de gestion des documents (MDS)

Trop souvent, la tâche chronophage des achats de fournitures est un processus spontané qui revient à la première personne disponible quand les stocks baissent. Cependant, quand la chaîne d'approvisionnement n'est pas gérée de manière efficace, les entreprises courent le risque d'une interruption de l'activité lorsque les stocks sont épuisés ou d'une pénurie de place en cas de commande volumineuse. Et, en l'absence d'un système clair de planification des stocks, un personnel fortement qualifié perd un temps précieux dans des tâches routinières telles que la commande et le remplacement du toner.

Les services MDS de KYOCERA offrent un large éventail de services efficaces de gestion des fournitures, depuis les achats automatisés jusqu'à l'assistance d'un Help Desk. Notre système de suivi à distance contrôle en permanence tous vos consommables et commande automatiquement les fournitures en nombre insuffisant avant que vous avant que vous n'en manquiez.

Avec notre service de livraison proactif, vous aurez toujours vos consommables quand et où vous en avez besoin. Vous évitez ainsi d'accumuler inutilement les stocks, vous gagnez du temps et de l'argent, et vous évitez les problèmes.

Qu'est-ce que KYOCERA MDS ?

MDS signifie Managed Document Services (Services de Gestion des Documents). La différence avec le MPS (Managed Print Services ou Services de Gestion des Impressions) est que l'intégralité de votre processus documentaire est optimisée.

Cette approche globale fait de MDS une stratégie unique et vitale pour toutes les entreprises désireuses d'exploiter à fond les pistes potentielles de réductions des coûts. En fait, l'expérience montre que MDS peut réduire les coûts d'impression d'environ 30 %.

L'offre KYOCERA MDS fait appel à un processus en cinq phases pour identifier précisément vos coûts d'impression de documents. Ces phases sont : l'Évaluation, la Conception, l’Implémentation, la Gestion et l'Optimisation. Nous mettons en exergue les secteurs où du temps et des ressources sont gaspillés avant de créer un environnement sur mesure visant à réduire vos coûts globaux et votre impact environnemental. De plus, en proposant un large éventail de services disponibles depuis un fournisseur unique, dont l’audit documentaire, KYOCERA MDS élimine la frustration et la perte de temps associées au fait d'avoir à traiter avec plusieurs fournisseurs différents.

L'offre KYOCERA MDS vous permet de rationnaliser la gestion de vos impressions, de réduire la charge de travail de votre service informatique et d'atténuer l'impact environnemental de vos imprimantes et périphériques multifonctions.

A la recherche d’une solution complète

KYOCERA MDS optimise l'ensemble de votre environnement documentaire en cinq phases souples et conçues avec soin. Personnalisé en fonction de la taille et des exigences uniques de votre entreprise, notre processus commence par l’identification des points faibles de votre infrastructure actuelle, avant la mise en œuvre en toute transparence de solutions permettant de réduire les coûts et d’améliorer en continu la performance.

5 étapes pour rationaliser la gestion des documents

Phase d'évaluation

Nous commençons par réunir des informations et, partant de là, comprendre votre entreprise.Cette première phase comprend une évaluation professionnelle de votre environnement documentaire, de l’audit de parc aux données financières, volumétriques et énergétiques.
Au moyen d’analyses approfondies, d’entretiens avec les utilisateurs clé et d’études, notre phase d’évaluation met en lumière toutes les sources de gaspillage et de productivité insuffisante, à tous les niveaux de votre entreprise. Ceci permet d’obtenir un rapport clair indiquant exactement les domaines dans lesquels il est possible de réaliser des économies et d’optimiser des processus.

• Finances : pour comprendre exactement la façon dont est dépensé l’argent.   
• Matériels et consommables : leur efficacité, leur adéquation et leurs coûts de maintenance. 
• Flux de travail : pour déterminer s’il est possible d’améliorer la productivité par le biais de logiciels plus intelligents.   
• Documents : dans quelle mesure leur impression, leur stockage et leur distribution sont efficaces et sécurisés.   
• Impact environnemental : domaines dans lesquels vous pouvez économiser de l’énergie et réduire votre empreinte carbone.
  
• Niveaux de maturité : où se situe l’organisation par rapport à l’état de l’art de son secteur
  

Phase de conception

Pendant la phase de conception, tout tourne autour de votre entreprise: taille, budget, exigences de performance et faiblesses actuelles. La solution est faite sur mesure pour vous, la combinaison idéale de développement matériel, logiciel et processus. Sur la base des résultats de la phase d'évaluation, nous maximisons votre retour sur investissement en nous concentrant sur:

• Conception du parc d'imprimantes. Nous évaluons tous les aspects de votre environnement de sortie, du matériel le plus approprié au positionnement optimal pour vos processus.
• Conception de la solution. Comment pouvez-vous optimiser vos processus, le contrôle du système, l'efficacité des ressources et la sécurité des documents?

Phase d'implémentation

Durant la mise en application de nos recommandations, nous veillons en priorité à ce que notre prestation ait un impact minime sur votre activité quotidienne, en minimisant les temps d’arrêt et les risques. À cet effet, la mise en application est suivie par une équipe de gestion de projet professionnelle, et des techniciens et ingénieurs hautement qualifiés se chargent de son exécution.

• Gestion professionnelle du changement : Une prestation dédiée, assortie de rapports de suivi constants.    
• Installation de matériels et de logiciels : réalisée par des ingénieurs et des techniciens KYOCERA.    
• Formation : membres du personnel et équipe d’assistance chargés d’éliminer les erreurs et les temps d’arrêt.
  
• Stockage et élimination des déchets : sécurisés, efficaces et conforme aux exigences environnementales et légales.
  

Phase de gestion

Notre service de gestion s’engage à offrir des niveaux de performance, de fiabilité et de rentabilité optimisés. Grâce à diverses capacités d’assistance sur site et à distance, nous nous chargeons de l’infrastructure de traitement documentaire complète de votre entreprise, en veillant à un maintien au niveau optimal de vos flux de travail, et en prenant en charge les tâches administratives quotidiennes chronophages.

• Gestion du parc : des solutions de prestations complètes garantissant un temps de fonctionnement maximum.    
• Contrôle à distance : pour un support proactif. Le contrôle et diagnostic à distance de la totalité de votre environnement d'impression grâce à KYOfleetmanager comprenant l'état des périphériques, la maintenance, l'utilisation des consommables, etc.    
• Réapprovisionnement automatique des consommables : permettant d’éviter les problèmes et les temps d’arrêt.    
• Support dédié pour les matériels et les logiciels : équipes de support informatique à distance et sur site permettant d’optimiser les performances et la fiabilité.
  
• Évaluations régulières des performances : réunions en face à face et rapports précis veillant à votre entière satisfaction. Contrôle du respect des SLA
  

Phase d'optimisation

Votre entreprise est en perpétuelle évolution, vos besoins en matière d’impression et de documents également. Afin de vous fournir de nouvelles méthodes d’amélioration des performances et de réduction des coûts, notre service d'optimisation permet une analyse en continu de votre parc et de vos flux de travail. Un contrat de service vous permet de mettre en place les différents indicateurs de performance de votre choix, selon une périodicité à définir, afin de suivre la performance et la pertinence de votre investissement initial.

•  mise en place d’indicateurs de performance (KPI) 
• analyse de la volumétrie et des écarts 
• appréciation de la conformité aux règlementations et normes en vigueur ;    analyse de la satisfaction des utilisateurs 
• préconisation de politiques d’impression en lien avec les services RH 
• gestion du changement
• assistance dans la mise en place et suivi d’une démarche d’impression responsable
• planification des actions correctrices et de l’évolution de l’outil 
• gestion de la durée de vie des contrats financiers
• étude de maturité
  
• veille technologique