De nombreuses organisations perçoivent les avantages de combiner le travail d'équipe en personne (mais socialement distant) avec la flexibilité du travail à distance. Cet environnement de travail hybride permet aux employés de travailler régulièrement chez eux (ou n'importe où) ou, au besoin, de se rendre au bureau pour travailler en colocalisation.
En raison de l'accélération du télétravail et de la transition vers un modèle de bureau hybride, les entreprises évaluent l'évolution de leurs besoins d'impression. Au fur et à mesure que votre organisation et votre nouvel espace de travail hybride se transforment, certaines fonctionnalités doivent être prises en compte à l'achat d'une imprimante, Examinons-les:
1. Fonctions de sécurité de l'imprimante
Les préoccupations concernant la sécurité de l'impression à distance ne sont pas nouvelles, et elles restent une priorité pour le bureau hybride. Il n'est donc pas surprenant que la sécurité des informations imprimées à domicile suscite des inquiétudes particulières. Avec la normalisation durable du télétravail, la mise en place d'un système d'impression sécurisé à domicile est vitale. Vous devez donc rechercher des fonctionnalités de sécurité telles que:
- L'authentification locale et réseau
- Le cryptage des données
- L'écrasement-effacement
- L'accès par mot de passe
Les périphériques domestiques ne sont pas les seuls à nécessiter des fonctions de sécurité particulières. Veillez donc également à sécuriser correctement votre environnement d'impression au bureau avec des fonctionnalités telles que:
- L'authentification et l'autorisation des utilisateurs
- Des protocoles de communication sécurisés
- La protection des données stockées
- L'écrasement des données
- La surveillance du réseau
2. Capacités Cloud
La demande de solutions capables de s'adapter efficacement aux besoins d'un bureau hybride et de fournir les niveaux de disponibilité attendus de tels effectifs est claire. La fonction Cloud est indispensable à toute imprimante d'un espace de travail hybride pour permettre aux employés d'imprimer ou de numériser quel que soit leur lieu de travail, mais aussi pour permettre aux télétravailleurs d'imprimer directement sur l'imprimante du bureau.
3. Capacité multifonction
L'avènement du télétravail laisse présager une réduction de la surface des bureaux et l'un des grands atouts d'une imprimante multifonction est sans doute le gain de place qu'elle offre. En lieu et place d'une imprimante, d'une photocopieuse, d'un télécopieur et d'un scanner, le bureau hybride peut se doter d’une seule machine compacte fusionnant toutes ces fonctionnalités.
4. Imprimantes mobiles et sans contact
Les entreprises ont besoin de la liberté d'imprimer et de numériser à l'aide d'appareils mobiles tels que les tablettes et les smartphones, et de le faire sans avoir à toucher à un appareil partagé. Non seulement cette fonctionnalité est pratique et rapide, mais la technologie sans contact diminue également le risque de transmission de virus. Des fonctionnalités telles que l'impression via l'authentification par carte à puce ou même la reconnaissance faciale ou vocale aideront le bureau hybride à devenir et rester un lieu de travail sûr et sain.
5. Chargeur automatique de documents
Dans le même ordre d'idées, un appareil doté d'un chargeur automatique de documents (ADF) réduira la quantité de contacts nécessaire. Un chargeur automatique de documents permettra à une rame de papier d'être placée dans la machine pour ensuite automatiquement alimenter le périphérique et permettre à l'utilisateur d'imprimer, de numériser ou de copier sans placer manuellement chaque page.
6. Capacités d'imprimante à usage intensif
Un environnement de travail hybride vise la productivité et l'efficacité, il va donc de soi qu'une imprimante à usage intensif est nécessaire. Pensez également à choisir un périphérique d'impression capable de produire un grand volume d'impression pour éviter tout contact inutile et la désinfection qui s'en suit.
7. Faibles coûts d'impression et de fonctionnement
Le coût de votre imprimante ne se résume pas à son prix affiché. Il faut en effet considérer son coût total de possession (TCO) qui comprend:
- Le matériel physique (ex. : l'appareil lui-même)
- L'impression (ex. : toner et papier)
- Les coûts de fonctionnement (ex. : consommation d'énergie et entretien)
De faibles coûts de fonctionnement permettront de contrôler le budget du bureau hybride pour assurer une rentabilité maximale en période d'incertitude.
