Lorsqu'une entreprise enregistre une croissance annuelle et s'en félicite, les PDG omettent souvent d'auditer l'infrastructure informatique de l'entreprise pour s'assurer qu'elle suit la croissance qui en résulte.
Dans cette situation, les entreprises qui gèrent une infrastructure technologique interne complexe se retrouveront sans aucun doute en difficulté, car leurs systèmes ne répondent pas efficacement aux besoins de l'entreprise.
Dans la plupart des cas, les petites et moyennes, ainsi que les plus grandes entreprises, adoptent une approche fragmentaire en période de croissance, pour découvrir ensuite qu'elles disposent d'un système informatique très incohérent et inefficace dans lequel les différents services, systèmes et équipements ne parviennent pas à communiquer efficacement.
La bonne nouvelle, c'est que de nombreuses solutions permettent d'effectuer des coupes sombres et d'ajouter de la valeur à ceux qui sont suffisamment avisés pour redéfinir leur infrastructure informatique en vue d'une croissance maximale.
Alors, en matière de développement et d'évolutivité futurs, votre infrastructure informatique sert-elle vos intérêts ou vous abandonne-t-elle à des flux de travail et des systèmes inefficaces qui font plonger vos résultats financiers?
Auditez votre infrastructure informatique existante
La première étape pour optimiser votre infrastructure consiste à dresser un état des lieux de votre situation. La meilleure façon d'y parvenir est d'effectuer un audit de vos systèmes.
Souvent, en période de croissance, l'approche fragmentaire peut laisser des trous importants dans les systèmes, et entraîner non seulement l'alourdissement des flux de travail, mais aussi un risque de failles de sécurité pour votre organisation.
Un audit peut identifier les risques potentiels en décelant des anomalies dans le flux de travail, les coûts et la gestion des documents.
Équipez correctement l'espace de travail
Une fois que l'audit aura révélé vos faiblesses, intéressez-vous aux imprimantes multifonctions dont vous disposez sur votre lieu de travail. Si cela fait déjà quelques années que votre imprimante a été auditée ou mise à niveau, il y a de fortes chances que vous utilisiez une imprimante ou un périphérique multifonction désuets, consommateurs d'énergie et coûteux.
Saviez-vous qu'il existe désormais des imprimantes multifonctions dont le tambour affiche une durée de vie pouvant atteindre 600 000 pages? Votre imprimante multifonction en est-elle capable? Il existe une vaste gamme de matériels sophistiqués et intelligents adaptés à vos besoins et facilement adaptables à la croissance de votre entreprise pour vous faire gagner du temps et de l'argent.
Flux de documents et processus
La plupart des organisations ne révisent pas régulièrement leur flux de travail et leurs processus, et elles se retrouvent donc souvent à mener leurs activités en désaccord avec l'intérêt du client, de leurs résultats financiers ou de leur image de marque et ce, malgré la croissance.
Les cinq piliers des services d'impression gérés
Faire fonctionner des systèmes d'impression inefficaces en parallèle avec des processus médiocres peut être désastreux pour les entreprises dépourvues d'un service de documents managé (MDS) fiable et mis en place avec leur fournisseur d'impression. Un bon fournisseur MDS sera vecteur d'amélioration en matière d'évolutivité, d'économies, de sécurité, de durabilité et de service.
- Évolutivité: Assurez-vous que le réseau en place peut correctement prendre en charge une croissance rapide et garantir une sécurité et un contrôle qualité sans compromis si votre organisation évolue du jour au lendemain.
- Économies: Comme une machine bien huilée, plus votre système de gestion de flux de documents est performant, plus vos résultats seront élevés. La mise en place de systèmes efficaces est synonyme de grandes économies. Connaissez-vous les coûts réels liés à l'exploitation de votre équipement informatique?
- Durabilité: L'exploitation de systèmes et d'infrastructures plus rentables présente l'avantage supplémentaire d'être meilleur pour notre environnement, principalement grâce à la sophistication et aux technologies qui favorisent les économies d'énergie et utilisent des matériaux recyclables.
- Service: Un fournisseur d'impression réputé qui peut garantir une solution de services de documents managés fiable est essentiel afin de vous assurer le service dont vous avez besoin pour travailler et vous développer.
- Sécurité des données: La protection des données est primordiale et une bonne solution de services de documents managés peut non seulement identifier les risques pour la sécurité, mais aussi améliorer cette dernière dans le but de garantir la protection de vos données et informations à mesure que votre entreprise évolue.
