L’impression subsiste dans un monde de plus en plus zéro-papier

Le concept de bureau sans papier préoccupe un grand nombre d’entreprises. Elles se sentent pressées de bannir tout papier de leurs locaux, sinon elles subiront des échecs et resteront pour toujours numériquement "impures". Mais elles ne doivent pas se laisser intimider. Il est justifié de croire que le papier a encore un rôle important à jouer, même dans un monde sans papier, qui signifie que les organisations effectuent un nombre d’opérations aussi grand que possible en ligne. Les entreprises peuvent réussir à devenir des entreprises sans papier sans devoir abandonner l’impression complètement. Même sans atteindre la perfection, elles peuvent économiser des ressources, accélérer des processus et faciliter la sauvegarde des données.

La plupart des entreprises ont davantage intérêt à avoir pour objectif d’utiliser beaucoup “moins de papier” plutôt que d’être complètement “zéro-papier”. Il y a quelques bonnes raisons économiques de faire cet effort. L’ Agence pour la protection de l’environnement des États-Unis déclare que les procédés numériques économisent 80 dollars américains par an et par employé en papier, encre, toner, espace de stockage et timbres. Les entreprises économisent sur les services de déchiquetage pour les informations sensibles et elles sont en mesure de se dispenser de locaux entiers et d’unités de stockage. Gartner a estimé que le coût du classement, du stockage et de la consultation de documents papier s’élevait pour les entreprises américaines à un montant compris entre 25 millions de dollars américains et 35 millions de dollars américains. Les solutions de stockage numérique sont disponibles à un coût beaucoup moindre. Il est également prouvé que les clients répondent plus rapidement à des enquêtes et factures numériques qu’à leurs homologues sous forme papier.

La technologie évolue et apporte de nouvelles façons d’optimiser les processus, principalement parce que les entreprises adoptent le zéro-papier, mais cela ne devrait pas sonner le glas de l’impression et de l’utilisation de documents papier dans les environnements de bureau. Décider quels documents doivent encore être imprimés est un élément clé de la transformation liée au passage au zéro-papier.

Les avantages du nuage

Les petites entreprises peuvent stocker tous leurs documents sur leurs propres serveurs, mais les grandes organisations auront besoin du nuage, qui est un outil idéal pour le bureau sans papier. Un système de gestion de documents (SGD) dématérialisé permet d’étiqueter les documents numériquement, ce qui signifie qu’ils peuvent être consultés en différents endroits sans devoir faire des copies. Il suffit qu’il y ait un document maître. Avec un SGD, il est également impossible de perdre ou de placer des documents à un mauvais endroit, ce qui arrive couramment avec un stockage sous forme papier. Avec le nuage, toute modification est sauvegardée instantanément et il est facile de créer de multiples versions des documents. Ils ne risquent pas d’être détruits lors d’un incendie ou d’une inondation. Évidemment, la sécurité des données peut constituer un problème et l’entreprise doit mettre en oeuvre des contrôles stricts de l’accès aux informations sensibles.

Un bureau sans papier convient bien aux méthodes de travail flexibles et modernes. Aujourd’hui, les entreprises aiment rester agiles, déplaçant les bureaux lorsqu'une meilleure option se présente, et il est plus facile de transférer des données numériquement que de traîner des rames de papier. Le stockage numérique permet de retrouver les documents plus rapidement et de les sauvegarder plus aisément. La plupart des employés de bureau passent au moins un jour par semaine à travailler à distance, et être en mesure d’accéder aux documents dans le nuage, ou sur le serveur de l’entreprise, leur facilite la vie. Pour les équipes internationales situées dans différentes zones horaires, travailler en collaboration serait pratiquement impossible si elles dépendaient d’une documentation sous forme papier. Il est vrai que passer au bureau sans papier signifie devoir investir dans davantage d’écrans, et certaines entreprises reculent devant la dépense, mais de nombreuses études académiques montrent que le retour sur investissement est rapide.

Le charme magique du papier a ses avantages

En dépit des arguments en faveur du passage au zéro-papier, l’abandon du papier se heurte à une résistance sociale. Une étude portant sur 500 travailleurs anglais et réalisée par le Toluna Group a montré que 84% d'entre eux retenaient mieux l’information après l’avoir lue sur du papier, 83% le préféraient, et 79% le trouvaient plus reposant. Les ventes de livres électroniques ont fortement chuté au cours des deux dernières années à la fois aux États-Unis et au Royaume Uni, parce que les lecteurs ont découvert le charme des livres en papier, qui se sont vu attribuer l’étiquette de “nouveau vinyle”. Parfois, le support numérique peut être perçu comme plus froid et plus impersonnel, manquant des qualités tactiles du papier. L’argument selon lequel une utilisation excessive du papier est dommageable pour l’environnement est aussi à double tranchant. Il se trouve que le papier est la matière la plus facile à recycler. L’ American Forest and Paper Association (AFPA) déclare qu’en 2015, 51 millions de tonnes de vieux papiers ont été recyclées. L’AFPA dit qu’en 2016, le taux de récupération du papier aux États-Unis a atteint un record de 67,2%. Les Américains recyclent en moyenne plus de 330 livres de papier par an et il y a plus d’arbres plantés que d’arbres détruits par l’utilisation du papier. Par contre, seulement 20% des appareils électroniques
sont recyclés.

La réponse, c’est une approche flexible

Les entreprises devront développer leurs propres politiques en matière d’utilisation du papier, mais une idée consiste à permettre aux travailleurs d’imprimer les documents qui requièrent une longue lecture attentive et une analyse. Un exemple, c’est un(e) avocat(e) impliqué(e) dans un contentieux complexe. Si lui, ou elle, doit lire un grand nombre d’informations se référençant mutuellement, il est beaucoup plus facile de travailler sur du papier que sur un format numérique. Ou si l’avocat(e) souhaite annoter des documents juridiques sensibles à la main, et détruire ensuite les notes, le papier est la meilleure solution. Inversement, ce qui n’est lu qu’une seule fois n’a pas besoin d’être visualisé sur papier. La documentation officielle, comme les factures, doit également être sans papier. Dans certains cas, les entreprises auront besoin d’une combinaison de solutions sans papier et papier. Le risque réel que des pirates informatiques ne pénètrent par effraction dans des systèmes numériques et ne volent des données implique que les informations sensibles soient idéalement stockées sur du papier dans une chambre forte sécurisée. Par exemple, si une entreprise souhaite garder strictement secrète une nouvelle formule de gilet pare-balles, elle peut conserver un enregistrement électronique qui renvoie à un dossier papier pour les renseignements les plus sensibles. L’utilisation de papier à l’ancienne peut la protéger d’une perte de propriété intellectuelle.

Le papier ne disparaîtra pas complètement des bureaux avant longtemps, si jamais il disparaît un jour, et cela ne doit pas être une source d’auto-culpabilisation pour les entreprises. Personne ne doit se sentir contraint de passer totalement au zéro-papier. Les entreprises peuvent prendre des mesures importantes pour réduire leur consommation de papier, mais laisser encore certaines circonstances où elles le préfèrent aux méthodes numériques.