We werken steeds mobieler, maar afdrukken blijft onmisbaar

Met Enterprise Mobility Management (EMM) neemt u iedere beperking van mobiliteit uit de weg. Toch zijn er nog te veel bedrijven die niet inzien hoe belangrijk een gebruiksvriendelijke, mobiele afdrukoplossing is om ervoor te zorgen dat medewerkers altijd en overal kunnen afdrukken. Als u als bedrijf het proces begrijpt, is het tamelijk simpel. U integreert de juiste mobiele afdrukoplossing met uw bestaande EMM-systemen. Zo bespaart u kosten en werkt u veiliger en efficiënter. In onze snelle, digitale wereld is het essentieel om mobiel te kunnen afdrukken.

Hoewel organisaties steeds meer papierloos gaan werken, stoppen ze bijna nooit volledig met afdrukken. Ondanks belangrijke innovaties zoals DocuSign, zijn er nog steeds heel veel gevallen waarin afdrukken de voorkeur heeft. Op optimaal te profiteren van mobiliteitsoplossingen, moet u zorgen dat medewerkers onderweg precies hetzelfde kunnen doen als op kantoor. Een belangrijk onderdeel daarvan is het afdrukken van documenten vanaf een mobiel apparaat – altijd en overal.

Voor veel sectoren en functies geldt dat medewerkers steeds vaker onderweg zijn. Dan moeten ze dus ook onderweg kunnen afdrukken. Wilt u als bedrijf zorgen voor mobiliteit en uw manier van werken optimaliseren? Zorg er dan voor dat deze medewerkers dit efficiënt en veilig kunnen doen, zonder het onnodig ingewikkeld te maken.

Onderweg werken

Mobiliteitsmanagement is onmisbaar voor iedere moderne organisatie. De meeste kantoormedewerkers voeren een flink deel van hun werk uit op een mobiel apparaat, buiten kantoor. Steeds meer mensen willen overal kunnen werken, op het apparaat dat ze op dat moment voorhanden hebben. Dankzij smartphones, tablets en andere draagbare apparaten, kunt u steeds sneller voldoen aan de behoeften van klanten. In theorie zou het verdwijnen van geografische grenzen moeten zorgen voor lagere kosten en een hogere productiviteit. Ook klanten zouden erbij gebaat moeten zijn. Met name in sectoren als de zorg en de banken- en verzekeringswereld, waar snelle service een belangrijk concurrentievoordeel is.

Maar een mobiliteitsstrategie is niet compleet zonder een goed doordachte oplossing om mobiel te kunnen afdrukken. Medewerkers zijn veel flexibeler als ze op afstand kunnen afdrukken vanaf ieder apparaat. Maar er zijn veel organisaties die hiervoor gebruikmaken van achterhaalde en mogelijk zelfs gevaarlijke methodes. Het gebeurt bijvoorbeeld vaak dat medewerkers zonder beperkingen kunnen afdrukken vanaf alle mobiele apparaten, die op hetzelfde netwerk zitten als de computers op kantoor. Dat is een slecht idee: zonder toegangsrechten, analyses of regels leidt dit onherroepelijk tot problemen. In de eerste plaats omdat de apparaten op hetzelfde netwerk zitten als computers die toegang geven tot gevoelige bedrijfsinformatie. En bedenk ook: als iedereen tot alles toegang heeft via mobiele apparaten, leidt dat tot zoveel verwarring dat IT-afdelingen overspoeld worden met vragen.

Afdrukmanagementtools zijn onmisbaar

Gebruikers van mobiele apparaten moeten toegang krijgen tot het soort afdrukmanagementtools die ook de toegangsrechten voor pc-gebruikers bepalen. Om alles veilig te kunnen beheren, is het het beste om de mobiele apparaten te integreren in een bestaande EMM-oplossing, zoals MobileIron of XenMobile. Er zijn verschillende technologieën waarmee u zo'n integratie kunt uitvoeren, waaronder ThinPrint Mobile Print. Ieder mobiel apparaat krijgt dan een profiel waarin is vastgelegd welke printers het mag gebruiken. Als een gebruiker een afdrukopdracht verstuurt vanaf een mobiel apparaat, wordt deze versleuteld en opgeslagen in het systeem. De meest praktische manier om deze terug te halen is via een QR-code op het mobiele apparaat, maar het kan ook via een badge of pincode.

Om de apparaten nog beter te beveiligen, is het ook handig om te zorgen dat afdrukopdrachten niet via de openbare cloud worden doorgegeven. Als u een persoonlijke cloud of een traditioneel datacenter gebruikt, kun u uw hardware, gegevensopslag en netwerk zo instellen dat ongewenste personen geen toegang tot het netwerk hebben. Voor de allerbeste beveiliging gebruikt u een EMM-oplossing in combinatie met een traditioneel datacenter of een persoonlijke cloud.

Betaalbare oplossingen

Zulke oplossingen hoeven niet duur te zijn. Het is niet nodig om te investeren in printers met speciale mobiele functionaliteiten, want mobiel afdrukken kan ook met de printers die u nu hebt. Als de EMM-systemen van een bedrijf worden gebruikt, is het niet nodig om routers of netwerken te updaten. Het systeem is zo ingesteld dat het alle pc's, laptops en mobiele apparaten ondersteunt. U kunt de kosten ook laag houden door de systemen zo simpel te maken dat gebruikers zelf hun eigen printertoegang kunnen regelen. De meeste gebruikers van mobiele apparaten hebben namelijk weinig moeite met het doorgronden van nieuwe apps. De gebruikerskant bestaat uit een integratie met het afdrukvenster via iOS of Android, en een app om verbinding te maken met verschillende printers. Geen enkel bedrijf is gebaat bij tijdrovende telefoontjes naar de IT-helpdesk. Met een goed ontworpen oplossing stelt de IT-afdeling de toegangsrechten in en doen de gebruikers de rest.

Veilige en gebruiksvriendelijke opties

De efficiëntie verhogen door responstijden te verkorten, dat is waar het bij mobiliteitsoplossingen om draait. Maar ook kostenbesparingen spelen een rol. Mobiele apparaten zijn goedkoper dan pc's of laptops, dus de meeste organisaties zijn maar wat blij dat medewerkers ze willen gebruiken.
iPads zijn geavanceerder geworden en beschikken over technologie om met een gesplitst scherm te werken, waardoor u er meer verschillende taken mee kunt uitvoeren. U zult mobiele apparaten nooit voor alles kunnen gebruiken, maar de trend is duidelijk. Hoewel steeds meer organisaties papierloos werken, blijft afdrukken ondertussen ook belangrijk. Niemand weet hoe de situatie er over twintig jaar uitziet, maar op dit moment is het voor een optimale mobiliteitsoplossing essentieel dat medewerkers via mobiele apparaten op een veilige en gebruiksvriendelijke manier kunnen afdrukken.