9 raisons pour lesquelles il importe d’être une entreprise zéro-papier

Passer au bureau sans papier est un objectif souhaitable pour la majorité des organisations. Le faire signifie réduire la consommation de papier et a pour objectif d’économiser beaucoup d’argent, d’aider l’environnement et d’accélérer les processus d’entreprise. Même si les entreprises n’atteignent pas un environnement exempt de papier à 100%, elles peuvent faire des pas de géant.

Passer au zéro-papier

Se lancer sur le bon chemin est l’étape la plus difficile, mais avec une planification minutieuse, toute entreprise atteindra ses objectifs.

1. Le temps c’est de l’argent et le passage au zéro-papier évite le gaspillage

A l’ère numérique, les environnements sans papier présentent de nombreux avantages. Un des plus importants, c’est qu’ils font gagner du temps aux employés. Classer des documents ne signifie plus les imprimer lentement, ensuite devoir les rechercher manuellement ultérieurement. Le stockage numérique peut être réalisé en secondes, et la consultation ne nécessite qu'une recherche rapide sur ordinateur. La réduction du nombre d’heures de travail d’employés consacrées à des tâches subalternes est significative.

2. Économisez à la fois de l’espace et de l’argent : le stockage numérique économise aussi de l’espace.

Ces boîtes de dossiers papier qui ont été accumulées au fil du temps ont nécessité des meubles de rangement et des locaux spéciaux. La libération d’espace est une des raisons pour lesquelles les bureaux sans papier ont tendance à fonctionner à moindre coût, notamment parce qu'il n’est pas nécessaire d’investir dans des équipements de stockage sur site. Mais il y a beaucoup d’autres sources d’économies, comme tous les coûts annuels d’encre, de toner et de timbres. Les travaux de recherche suggèrent qu’elles s’élèvent en moyenne à environ 100 £ par an et par employé. Pour une grande organisation de 500 employés, se débarrasser de ces processus papier procure une économie annuelle
de 50.000 £.

3. Passez au numérique pour repousser les frontières et oublier les distances

Un autre avantage, c’est que le stockage sans papier dans le nuage permet un accès instantané à travers les frontières géographiques. Ceci est particulièrement utile dans les organisations multinationales. Si un employé basé à Londres souhaite accéder à un document d’un collègue situé en Australie, alors que c’est le milieu de la nuit à Sydney, cela n’a aucune importance. Avec un bureau sans papier, le collègue de Londres se connecte au
stockage dématérialisé de l’entreprise, cherche le fichier et travaille avec ce fichier instantanément.

4. Renforcez la sécurité de la gestion des données

En outre, les données sans papier peuvent véritablement être plus sûres. Les entreprises doivent veiller à s’assurer que leurs données sont chiffrées et placées dans un nuage privé, ou sur un serveur de données de l’entreprise, là où il est possible de restreindre l’accès. A l’évidence, les fichiers numériques ne risquent pas d’être détruits dans un incendie, ni d’être volés lors d’un cambriolage. La sécurité est un sujet complexe, cependant, et il y a des arguments de part et d'autre. Certaines entreprises peuvent décider qu’elles souhaitent stocker les données particulièrement sensibles sur papier dans des chambres fortes sécurisées pour les protéger des pirates informatiques. A nouveau, une mûre réflexion est nécessaire pour définir la politique qui convient à chaque organisation.

5. Aidez à rendre le monde meilleur par une contribution à
l’environnement

Il y a probablement aussi des bienfaits pour l’environnement. En moyenne, une entreprise traite plus de 10.000 documents papier par an, ce qui est l’équivalent d'un petit arbre. Il est vrai que les arguments sont à nouveau à double tranchant. Les entreprises dotées de polices
strictes en matière de recyclage du papier peuvent réduire les pertes environnementales de façon significative, en particulier si les arbres utilisés pour fabriquer du papier sont souvent replantés. Ainsi, il n’y a pas lieu de se sentir coupable d’utiliser du papier pour imprimer, en particulier lorsque des efforts rigoureux sont faits pour réduire son utilisation. Certaines entreprises décident que le papier est un format préférable dans certaines situations. Par exemple, lorsque des avocat(e)s souhaitent éviter de laisser des annotations dans un format numérique, lorsque des entreprises préfèrent une signalétique physique à des procédés numériques, ou lorsque des personnes préfèrent analyser des documents longs et complexes sur papier. Pour la plupart des entreprises, une réduction importante de l’utilisation du papier présente de grands avantages. Mais ce n’est pas une transition facile à opérer. Il est impossible de passer au zéro-papier du jour au lendemain en dépit de la myriade d’outils disponibles. Une réflexion minutieuse est nécessaire et il vaut mieux être patient et prendre le temps de réussir l’opération. Passer au zéro-papier est un processus lent qui demande généralement des mois, voire des années.

6. L' importance d'une adhésion des employés dès le début

Au départ, il est vital d’obtenir l’appui des employés. Tout le monde doit comprendre les raisons sous-jacentes à chaque changement, car celui-ci va affecter profondément toutes les tâches accomplies pendant le travail. Les nouveaux protocoles de l’organisation doivent être compris. Par exemple, il peut être demandé de générer des rapports directement en PDF, ou d’utiliser des apps sur smartphone qui capturent le contenu de fichiers papier et les convertissent dans un format numérique. Des séminaires et des formations sont les bienvenus. Passer au zéro-papier exige une compréhension des technologies numériques que beaucoup d’employés n’ont jamais utilisées précédemment.

7. La déstruction et la numérisation deviennent plus faciles

L’étape suivante consiste à éliminer le matériel périmé, tel que les anciens mémos et manuels. Il faut accorder une grande attention à ne pas jeter ce qui est précieux et il est sage de consulter des comptables et des avocats pour déterminer ce qui doit être conservé. Les documents restants devront être numérisés, ce qui demande des efforts importants au début. Un scanner muni d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères sera en mesure de scanner les documents de manière automatique dans des fichiers PDF ou Word pouvant faire l’objet de recherches. Ils devront tous être datés et classés pour faciliter leur récupération.

8. Un stockage temporaire suivi d'un déchiquetage est beaucoup plus efficace sur le plan économique

Tous les documents qui ont été scannés sous forme de copies numériques doivent ensuite être introduits dans une unité de stockage hors-site pendant un mois, ou deux, au cas où il y aurait eu une erreur dans le processus de téléchargement. Lorsque la période de stockage allouée expire, les documents peuvent être déchiquetés. Décharger des années de dossiers dans la poubelle peut être un cadeau aux concurrents. Une entreprise de déchiquetage spécialisée garantira que tous les dossiers sensibles seront détruits. Supprimez les tentations afin de garantir que les employés évoluent progressivement vers un environnement sans papier en rendant l’utilisation du papier moins pratique. Les entreprises doivent supprimer les imprimantes et les fax et fournir des configurations Dual Monitor qui facilitent la lecture de plusieurs documents à la fois. Il faut demander au personnel de s’engager à utiliser les options de facturation sans papier, qui leur permettent d’envoyer des factures et des accusés de réception par courriel plutôt que de les envoyer par la poste. Les entreprises peuvent souhaiter conserver la possibilité d’imprimer à l'un ou l'autre endroit dans le bâtiment, mais en rendant l’accès aux outils plus difficile.

9. Une gamme de technologies pour résoudre chaque problème

Une gamme de technologies procure une alternative numérique au papier pour chaque aspect de la vie au bureau. Par exemple, des services en ligne comme eFax et FaxZero peuvent remplacer les machines fax traditionnelles, et Google Docs permet à des collègues de travailler simultanément sur un document. Des outils dématérialisés comme SurveyMonkey fournissent des services gratuits pour mener des enquêtes, et des systèmes de transfert de fichier comme Dropbox permettent le partage de longs rapports et de photographies. Avec l’app TurboScan, les employés peuvent prendre des photographies de documents avec des smartphones, ensuite créer des PDF et les envoyer par courriel. Ce ne sont là que quelques exemples pour lesquels une réflexion attentive est nécessaire avant de sélectionner des outils numériques. L’utilisation des technologies numériques peut aider les entreprises à atteindre leurs objectifs zéro-papier, mais elle ne sera pas suffisante par elle-même. Lorsque la technologie est associée à un planning minutieux, toutes les entreprises peuvent se lancer en confiance vers un futur sans papier.