5. Draag bij aan een beter milieu
Papierloos werken levert natuurlijk ook voordelen op voor het milieu. Een gemiddeld bedrijf verbruikt meer dan 10.000 vellen papier per jaar, dat is bij elkaar een kleine boom. Ook hiervoor geldt trouwens dat er twee kanten aan het verhaal zitten. Bedrijven die een streng beleid voeren om papier te recyclen, verkleinen hun milieu-impact aanzienlijk. Voor bomen die voor papier worden gebruikt, worden nieuwe bomen geplant.
Sommige organisaties willen in bepaalde situaties het liefst papier blijven gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan advocaten die opmerkingen niet digitaal willen achterlaten, bedrijven die liever fysieke route-aanwijzingen geven dan digitale, of medewerkers die lange en ingewikkelde documenten het liefst op papier lezen.
De meeste organisaties hebben veel baat bij het terugdringen van hun papierverbruik. Maar het is geen makkelijke verandering. U moet er goed over nadenken en rustig de tijd nemen om het goed aan te pakken. Papierloos gaan werken is een proces dat meestal maanden kost, of zelfs jaren.
6. Het belang van de inzet van medewerkers
Het is essentieel dat medewerkers achter de verandering staan. Iedereen moet de redenen achter papierloos werken begrijpen. Deze hebben immers een grote invloed op ieder aspect van het werk. Medewerkers moeten voortaan bijvoorbeeld direct pdf's maken van rapporten, of een app op hun smartphone gebruiken om content van papieren documenten om te zetten in een digitaal formaat.
7. Makkelijker weggooien en inscannen
De volgende stap is het weggooien van gedateerde materialen, zoals oude memo's en handleidingen. Zorg er wel voor dat u geen waardevolle documenten weggooit; het is verstandig om een boekhouder en jurist te raadplegen om te bepalen wat u moet bewaren.
De overgebleven documenten moeten worden ingescand, wat natuurlijk behoorlijk wat tijd kost. Een scanner met OCR-software zet de gescande documenten automatisch om in doorzoekbare PDF’s of Word-bestanden. Vervolgens moeten deze bestanden worden voorzien van een datum en categorie, zodat ze later makkelijk terug te vinden zijn.
8. Documenten tijdelijk opslaan en vervolgens vernietigen
Alle documenten die zijn gescand en gedigitaliseerd, moeten vervolgens één à twee maanden worden bewaard op een externe opslaglocatie, voor het geval dat er een fout is gemaakt bij het uploaden. Als die periode is verstrekken, kunnen deze documenten worden vernietigd. De concurrentie zou maar wat blij zijn als u al die gevoelige bedrijfsdocumentatie zomaar in een vuilnisbak zou gooien. Huur dus een gespecialiseerd vernietigingsbedrijf in, zodat u zeker weet dat alle papieren op een goede manier worden vernietigd.
Zorg dat medewerkers niet meer verleid worden om toch papier te gebruiken door dit heel onpraktisch te maken. Verwijder printers en faxen en zorg dat medewerkers beschikken over twee schermen, zodat ze makkelijker tegelijkertijd meerdere documenten kunnen lezen. Zorg ervoor dat facturen voortaan per mail verstuurd worden, in plaats van per post.
9. Technologieën om ieder probleem op te lossen
Online diensten, zoals eFax en FaxZero kunnen bijvoorbeeld traditionele faxapparaten vervangen en met Google Docs kunnen collega's tegelijkertijd aan een document werken. Met een cloud-based tool als SurveyMonkey kunt u kosteloos enquêtes afnemen en met een systeem voor bestandsoverdracht, zoals Dropbox, kunt u grote rapporten en foto's delen. Medewerkers kunnen de app TurboScan gebruiken om met hun smartphone een foto van een document te nemen, hiervan een pdf te maken en deze vervolgens te e-mailen. Dit zijn nog maar een paar voorbeelden die aantonen dat u goed moet nadenken over de digitale tools die u wilt gebruiken. Zulke technologieën kunnen bedrijven weliswaar helpen om hun doel van papierloos werken te verwezenlijken, maar op zichzelf zijn ze niet voldoende. Als u ze echter combineert met een goed doordachte planning, kunnen alle bedrijven vertrouwen op een succesvolle, papierloze toekomst.
