KYOCERA Document Solutions
Papierloos gaan werken is voor heel veel organisaties een belangrijk doel. Het zorgt er namelijk voor dat u minder papier verbruikt en daardoor veel geld bespaart, het milieu een handje helpt en uw bedrijfsprocessen versnelt.
Bij papierloos werken draait het om balans
Zelfs als uw bedrijf niet 100% zonder papier gaat werken, kunt u al enorme stappen zetten. Het begin is wellicht moeilijk, maar met een goede planning kunt u uw doelen bereiken.
1. Tijd is geld en met papierloos werken voorkomt u verspilling
Documenten archiveren betekent niet langer dat u ze af moet drukken en later weer handmatig moet opzoeken. Digitaal archiveren doet u in een paar seconden. En een snelle zoekopdracht op de computer volstaat om uw document later weer terug te vinden. Zo hoeven medewerkers geen kostbare tijd te verspillen aan tijdrovende routineklussen.
2. Ruimte en geld besparen
Door papierloos te werken maakt u ruimte vrij en bespaart u geld, omdat u niet meer hoeft te investeren in opslagfaciliteiten op kantoor. Maar u bespaart ook op andere dingen. Denk maar eens aan de jaarlijkse kosten van inkt, toners en postzegels. Uit onderzoek blijkt dat de besparingen op jaarbasis kunnen oplopen tot gemiddeld € 100 per medewerker. Grote organisaties met meer dan 500 medewerkers kunnen dus jaarlijks € 50.000 besparen door papierloos te werken.
3. Ga voor digitaal en laat u niet beperken door grenzen en afstanden
Een ander voordeel: als u documenten in de cloud opslaat in plaats van op papier, kunnen medewerkers op iedere locatie er meteen bij. Vooral voor multinationals is dit heel handig. Wil een medewerker in Londen een document van een collega in Australië raadplegen, terwijl het in Sydney midden in de nacht is? Geen probleem! Als u papierloos werkt, kan de Londense medewerker inloggen op de cloudopslag van het bedrijf, het bestand opzoeken en er direct mee aan de slag gaan.
4. Uw databeheer beter beveiligen
Gegevens die niet op papier staan, kunt u ook beter beveiligen. Zorg ervoor dat uw gegevens versleuteld zijn en worden bewaard in een persoonlijke cloud, of op een eigen dataserver, zodat u de toegang ertoe zelf in de hand heeft. Vanzelfsprekend kunnen digitale bestanden niet verloren gaan bij een brand, of gestolen worden bij een inbraak. Maar: beveiliging is een complex onderwerp en voor beide opties valt iets te zeggen. Daarom besluiten sommige bedrijven misschien dat ze heel gevoelige gegevens liever op papier in een goed beveiligde ruimte willen bewaren, waar ze veilig zijn voor hackers.
5. Draag bij aan een beter milieu
Papierloos werken levert natuurlijk ook voordelen op voor het milieu. Een gemiddeld bedrijf verbruikt meer dan 10.000 vellen papier per jaar, dat is bij elkaar een kleine boom. Ook hiervoor geldt trouwens dat er twee kanten aan het verhaal zitten. Bedrijven die een streng beleid voeren om papier te recyclen, verkleinen hun milieu-impact aanzienlijk. Voor bomen die voor papier worden gebruikt, worden nieuwe bomen geplant.
Sommige organisaties willen in bepaalde situaties het liefst papier blijven gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan advocaten die opmerkingen niet digitaal willen achterlaten, bedrijven die liever fysieke route-aanwijzingen geven dan digitale, of medewerkers die lange en ingewikkelde documenten het liefst op papier lezen.
De meeste organisaties hebben veel baat bij het terugdringen van hun papierverbruik. Maar het is geen makkelijke verandering. U moet er goed over nadenken en rustig de tijd nemen om het goed aan te pakken. Papierloos gaan werken is een proces dat meestal maanden kost, of zelfs jaren.
6. Het belang van de inzet van medewerkers
Het is essentieel dat medewerkers achter de verandering staan. Iedereen moet de redenen achter papierloos werken begrijpen. Deze hebben immers een grote invloed op ieder aspect van het werk. Medewerkers moeten voortaan bijvoorbeeld direct pdf's maken van rapporten, of een app op hun smartphone gebruiken om content van papieren documenten om te zetten in een digitaal formaat.
7. Makkelijker weggooien en inscannen
De volgende stap is het weggooien van gedateerde materialen, zoals oude memo's en handleidingen. Zorg er wel voor dat u geen waardevolle documenten weggooit; het is verstandig om een boekhouder en jurist te raadplegen om te bepalen wat u moet bewaren.
De overgebleven documenten moeten worden ingescand, wat natuurlijk behoorlijk wat tijd kost. Een scanner met OCR-software zet de gescande documenten automatisch om in doorzoekbare PDF’s of Word-bestanden. Vervolgens moeten deze bestanden worden voorzien van een datum en categorie, zodat ze later makkelijk terug te vinden zijn.
8. Documenten tijdelijk opslaan en vervolgens vernietigen
Alle documenten die zijn gescand en gedigitaliseerd, moeten vervolgens één à twee maanden worden bewaard op een externe opslaglocatie, voor het geval dat er een fout is gemaakt bij het uploaden. Als die periode is verstrekken, kunnen deze documenten worden vernietigd. De concurrentie zou maar wat blij zijn als u al die gevoelige bedrijfsdocumentatie zomaar in een vuilnisbak zou gooien. Huur dus een gespecialiseerd vernietigingsbedrijf in, zodat u zeker weet dat alle papieren op een goede manier worden vernietigd.
Zorg dat medewerkers niet meer verleid worden om toch papier te gebruiken door dit heel onpraktisch te maken. Verwijder printers en faxen en zorg dat medewerkers beschikken over twee schermen, zodat ze makkelijker tegelijkertijd meerdere documenten kunnen lezen. Zorg ervoor dat facturen voortaan per mail verstuurd worden, in plaats van per post.
9. Technologieën om ieder probleem op te lossen
Online diensten, zoals eFax en FaxZero kunnen bijvoorbeeld traditionele faxapparaten vervangen en met Google Docs kunnen collega's tegelijkertijd aan een document werken. Met een cloud-based tool als SurveyMonkey kunt u kosteloos enquêtes afnemen en met een systeem voor bestandsoverdracht, zoals Dropbox, kunt u grote rapporten en foto's delen. Medewerkers kunnen de app TurboScan gebruiken om met hun smartphone een foto van een document te nemen, hiervan een pdf te maken en deze vervolgens te e-mailen. Dit zijn nog maar een paar voorbeelden die aantonen dat u goed moet nadenken over de digitale tools die u wilt gebruiken. Zulke technologieën kunnen bedrijven weliswaar helpen om hun doel van papierloos werken te verwezenlijken, maar op zichzelf zijn ze niet voldoende. Als u ze echter combineert met een goed doordachte planning, kunnen alle bedrijven vertrouwen op een succesvolle, papierloze toekomst.
Papierloos werken
De stap naar papierloos werken is misschien spannend, maar bedrijven die de uitdaging aangaan, plukken er zeker de vruchten van.
- Afdrukken in een papierloze wereld
- Het contentmanagement van de toekomst