Change language
Change country

Afdrukken blijft belangrijk in een papierloze wereld

Papierloos werken maakt printers niet overbodig.
man pointing at computer screen

Voor veel bedrijven is het concept 'papierloos werken' behoorlijk spannend. Ze denken misschien dat er nergens op kantoor nog een vel papier te vinden mag zijn, omdat de digitalisering anders mislukt is.

Het is prima als papier nog een belangrijke rol blijft spelen, zelfs als u papierloos werkt. Met het concept wordt meer bedoeld dat zoveel mogelijk processen van een bedrijf online worden uitgevoerd. Als bedrijf kunt u dus voor een heel groot deel papierloos werken, zonder dat u gelijk alle printers de deur uit hoeft te doen. Zelfs als u niet 100% papierloos werkt, kunt u op die manier processen versnellen en het maken van back-ups vergemakkelijken.

De meeste organisaties kunnen er beter naar streven om minder papier te verbruiken, dan om volledig papierloos te gaan werken. Volgens de Amerikaanse Environmental Protection Agency bespaart een bedrijf met digitale oplossingen jaarlijks 80 dollar per werknemer aan papier, inkt, toner, opslagkosten en postzegels. Daarnaast bespaart u kosten voor het vernietigen van gevoelige documenten, en hebt u veel minder archief- en opslagruimte nodig. Gartner schat dat Amerikaanse bedrijven tussen de 25 en 35 miljard dollar kwijt waren aan het archiveren, opslaan en terugvinden van papierwerk. Digitaal opslaan is veel minder duur. Bovendien is bewezen dat klanten sneller reageren op digitale enquêtes en facturen dan op papieren exemplaren.

 

Papier gaat voorlopig niet uit kantoren verdwijnen.

man standing by wall using tablet

De technologie ontwikkelt zich en biedt telkens nieuwe manieren om processen te optimaliseren, met name door papierloos te werken. Maar dat betekent niet dat u in kantoren nooit meer een printer of papieren document zult vinden. Beslissen welke documenten u wel moet blijven afdrukken, is een belangrijk onderdeel van het proces op weg naar papierloos werken.

Voordelen van de cloud 

Kleinere bedrijven kunnen al hun documenten op hun eigen servers opslaan. Grotere organisaties kunnen daarentegen beter gebruikmaken van de cloud: een ideale oplossing voor bedrijven die papierloos werken. Met een cloud-based systeem voor documentbeheer (DMS) kunt u documenten digitaal taggen. Daarna kunt u ze op verschillende locaties terugvinden zonder kopieën te hoeven maken. Er hoeft maar één masterdocument te zijn. Bovendien zorgt een DMS ervoor dat u nooit meer een document kunt kwijtraken of verliezen: iets dat wel vaak gebeurt wanneer u papieren documenten opslaat. In de cloud wordt iedere wijziging direct opgeslagen en creëert u makkelijk meerdere versies van documenten. U hoeft niet bang te zijn dat ze verloren gaan, bijvoorbeeld bij een brand. Het is uiteraard heel belangrijk om gegevens goed te beveiligen. Daarom moet u nauwkeurig vastleggen wie toegang heeft tot gevoelige informatie.

Papierloos werken past perfect bij onze moderne, flexibele manier van werken. Tegenwoordig blijven bedrijven graag in beweging: ze verhuizen hun kantoor als er een betere optie voorbijkomt. En het is natuurlijk makkelijker om gegevens digitaal te verhuizen, dan om rond te sjouwen met stapels papier. Als u documenten digitaal opslaat, zijn ze makkelijker terug te vinden en kunt u er makkelijker een back-up van maken.

Veel kantoormedewerkers werken minstens één dag per week buiten kantoor. Voor hen is het dus essentieel om in de cloud of op een bedrijfsserver toegang te hebben tot documenten. Voor internationale teams, met collega's in verschillende tijdzones, is het vrijwel onmogelijk om samen te werken als ze papieren documenten gebruiken.

De voordelen van papier

Ondanks de vele argumenten voor papierloos werken, is er een zekere sociale weerstand merkbaar. Uit een onderzoek van Toluna onder 500 Britse werknemers bleek dat 84% van hen informatie op papier beter onthield, 83% had een voorkeur voor lezen op papier en 79% vond het ontspannender lezen. Zowel in de VS als in het VK is de verkoop van e-books de afgelopen jaren snel teruggelopen: lezers herontdekken de charme van papieren boeken, het ”nieuwe vinyl”. Digitaal lijkt soms misschien kouder en onpersoonlijk, u kunt het niet vastpakken zoals papier.

Er zitten ook twee kanten aan het argument dat het schadelijk is voor het milieu om te veel papier te gebruiken. Papier blijkt namelijk een materiaal te zijn dat heel makkelijk te recyclen is. Volgens de American Forest and Paper Association (AFPA) werd in 2015 51 miljoen ton kladpapier gerecycled. In 2016 is volgens de organisatie in de VS een recordpercentage van 67,2% van al het papier hergebruikt. Amerikanen recyclen gemiddeld ruim 150 kilo papier per jaar en er worden meer bomen aangeplant dan er worden gekapt voor het maken van papier. Daarentegen wordt slechts 20% van de elektronische apparaten gerecycled.

Het antwoord: een flexibele aanpak

Ieder bedrijf moet zijn eigen beleid bepalen omtrent het gebruik van papier. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om medewerkers alleen documenten te laten afdrukken die ze lang en nauwkeurig moeten bestuderen. Denk aan een advocaat die een complexe rechtszaak moet analyseren. Als u veel informatie met interne verwijzingen moet lezen, is het namelijk veel makkelijker om op papier te werken in plaats van digitaal. Als de advocaat handgeschreven opmerkingen wil plaatsen in gevoelige juridische documenten om deze vervolgens te vernietigen, werkt papier ook het best. Aan de andere kant hoeft alles wat u maar één keer hoeft te lezen, niet op papier te staan.

Het is ook beter om voor officiële documenten, zoals facturen, niet met papier te werken. Voor sommige bedrijven werkt een combinatie van papier en papierloos het best. Organisaties die bang zijn voor hackers die inbreken in digitale systemen en gegevens stelen, bewaren gevoelige informatie misschien liever op papier in een goed beveiligde ruimte. Een voorbeeld: stel dat een bedrijf een nieuw kogelvrij vest ontwikkelt en de gegevens ervan geheim wil houden, dan kan het in een elektronisch dossier verwijzen naar een papieren document waarin de meest gevoelige informatie is vastgelegd. Door ouderwets papier te gebruiken, stellen ze mogelijk hun intellectueel eigendom veilig.

Papier gaat voorlopig niet helemaal uit kantoren verdwijnen en zal dat misschien zelfs wel nooit doen. U kunt grote stappen zetten om uw papierverbruik te verminderen, maar het is geen probleem als u in sommige gevallen toch liever papier gebruikt dan een digitale oplossing.

Papierloos werken

De stap naar papierloos werken kan spannend zijn, maar toch zou u de uitdaging moeten aangaan.

  • Waarom is papierloos werken zo belangrijk?

    Ontdek hoe uw bedrijf de juiste balans kan vinden door papierloos te werken.

  • Het contentmanagement van de toekomst

    Ontdek hoe contentmanagement mee-ontwikkelt met onze veranderende wereld.

Cookies en uw privacy

We gebruiken essentiële cookies om interacties met onze website eenvoudiger en effectiever te maken, statistische cookies om beter te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt en marketing cookies om bezoekers informatie op maat te kunnen aanbieden. U kan uw cookievoorkeuren aangeven via de knop onderaan, of selecteer 'Ik ga akkoord' om verder te gaan met alle cookies.

Cookievoorkeuren

Wij gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze website goed werkt en soms om een dienst op uw verzoek te verrichten (zoals het beheer van uw cookievoorkeuren). Deze cookies zijn altijd actief, tenzij u uw browser zo instelt dat cookies geblokkeerd worden. Daardoor is het mogelijk dat sommige delen van de website niet werken zoals verwacht.

Deze cookies laten ons toe om de performantie van onze website te meten en te verbeteren.

Deze cookies worden alleen geplaatst wanneer u daarvoor toestemming geeft. Wij gebruiken marketing cookies om bij te houden waarop u klikt en hoe u onze website gebruikt zodat wij op basis van uw interessegebied content en gepersonaliseerde reclame kunnen tonen.