Le traitement des factures peut-il être facilité par l’automatisation?

Une facture entrante parcourt un long chemin. Le traitement traditionnel des factures est une procédure lente, coûteuse et parsemée d’erreurs pour la majorité des entreprises. Elles doivent être contrôlées par le service des comptes créditeurs, enregistrées dans le logiciel de
facturation, approuvées par un responsable, faire l’objet de recoupements, être ensuite mémorisées pour s’y référer ultérieurement. Une procédure d’une telle lourdeur occasionne des coûts de main-d’oeuvre élevés et est fortement susceptible de générer retards et erreurs. Lorsqu’elle est défaillante et que des factures restent impayées, cela nuit à la réputation de l’entreprise et peut entraîner des frais pour paiement tardif.

Cependant, une automatisation dématérialisée du traitement des factures est maintenant disponible et peut résoudre de tels problèmes. Le nuage est en train de révolutionner presque tous les aspects de la vie d'une entreprise. Il modifie la façon dont les collègues et les clients interagissent, en facilitant les collaborations internationales, et en permettant la vente des marchandises au-delà des frontières. Gartner suggère qu’en 2020, 36% des entreprises utiliseront le nuage pour plus de la moitié de leurs systèmes transactionnels de dossiers, y compris l’ensemble des registres financiers, et montre que l’automatisation des processus comptables suit une tendance croissante. 

La rationalisation du processus de facturation est essentielle pour assurer un fonctionnement efficace de l’entreprise et garantir que les factures sont payées à temps et que la documentation la plus importante est bien organisée sans être endommagée ou perdue. En plaçant toute cette paperasserie sur une plate-forme numérique, via un traitement automatisé des factures, les entreprises sont sur le point de résoudre un de leurs plus gros casse-tête.

Une technologie qui demande du temps pour atteindre son
rythme de croisière

Malgré l’accélération de la migration en direction de la dématérialisation, certaines entreprises sont à la traîne. Ceci est particulièrement dommageable pour le traitement des factures, qui est devenu de plus en plus complexe au cours des récentes années. Les factures peuvent maintenant être reçues via une multitude de plates-formes différentes, y compris la poste, le courrier électronique, les coursiers et le fax. Elles doivent toutes être introduites dans le système manuellement, ce qui génère un nombre élevé d’erreurs, telles qu'un double paiement, des factures en double exemplaire, le paiement d'un montant erroné et l’encodage d’un numéro de bon de commande incorrect. 

Une autre erreur courante consiste à payer une facture avant que les marchandises n'aient été reçues. Le traitement manuel des factures est une procédure lente incompatible avec un monde moderne en mutation rapide. Elle commence lorsque le service des comptes créditeurs reçoit la facture. Il doit vérifier son contenu et ensuite introduire les renseignements dans le logiciel du système. Mais ce n’est que le début, elle doit ensuite être envoyée pour être approuvée par des supérieurs hiérarchiques. C’est là que réside un risque élevé de retard. Si la direction a un calendrier chargé, elle retarde l’approbation de la facture pendant des jours si d’autres tâches sont prioritaires. Des indemnités de retard et une détérioration de la relation avec un fournisseur peuvent en être la conséquence et constituent un processus coûteux à gérer. Une organisation paie son personnel pour vérifier manuellement les factures, se mettre en relation avec les membres de la direction, encoder l’information, et les classer pour les consulter ultérieurement. Lorsque des erreurs se produisent, puisqu’il y en a inévitablement, leur correction est coûteuse. La société de veille économique Aberdeen a calculé que les entreprises les plus efficaces passent en moyenne 2,8 jours à traiter des factures pour un coût d’environ 2,18 dollars américains, alors que la moyenne du secteur est plus proche de 9,40 dollars américains. Le secret des entreprises les plus performantes ? L’automatisation du processus, de préférence dans le nuage.

Le cloud économise du temps et de l’argent

Les activités dématérialisées économisent beaucoup de temps et d’argent en retirant le traitement des factures des locaux de l’entreprise. Il n’y a pas de coûts d’impression ni d’envoi à payer et le personnel ne doit plus encoder les informations manuellement sur le serveur. Au lieu que les factures ne s’empilent et ne soient oubliées, ou égarées, elles sont automatiquement payées à temps, ce qui crée de bonnes relations d’affaires. Il n’est pas nécessaire de dépenser de l’argent pour une quantité de services IT, comme les mises à jour de logiciels et la correction de bogues. Le fournisseur de services s’occupe de ces questions à distance.

Le nuage permet une extensibilité à l’infini à faible coût. Les redevances tendent à être mensuelles, et évitent les coûteuses installations de nouveaux serveurs lorsque les entreprises grandissent. L'extensibilité rend la facturation dématérialisée attrayante pour les PME à croissance rapide, mais certaines entreprises parmi les plus grandes sont à la traîne, généralement parce qu’elles ont des systèmes comptables séparés pour chaque
département. Et ce, en dépit du fait que leurs processus de facturation confus gagneraient en simplicité et en efficacité en étant centralisés dans le nuage.

Les entreprises qui envisagent de migrer vers un traitement dématérialisé des factures devraient comprendre que ce n’est pas aussi compliqué que cela peut paraître. L’intégration du nuage dans un système dorsal est simple, car les informations délivrées par le nuage peuvent être générées dans n’importe quel format de codage. Peu importe qu’il s’agisse de XML standard, ou de fichiers CSV, ou d’un système spécifique au client. Le codage analytique des factures peut être réalisé directement dans le nuage, et être ensuite utilisé par le système dorsal pour générer automatiquement les factures.

Des avantages immédiats pour les professionnels de la finance et pour toute l’entreprise

La mise en oeuvre ne demande pas beaucoup de temps, car elle se fait principalement dans un environnement dématérialisé public. Une fois que le système est en place, les bénéfices pour le personnel du département financier et de l’ensemble de l’entreprise sont immédiats, car les flux de documents sont définis de manière plus claire pour le personnel et celui-ci économise du temps qu’il peut consacrer à d’autres tâches. Il est possible de contrôler à tout moment qui traite une facture et combien de temps son approbation a nécessité. Ceci signifie qu’il y a beaucoup moins de retards qu’avec la facturation traditionnelle, qui oblige souvent à retrouver les documents perdus, ou à relancer des cadres occupés. Comme chaque document possède une piste d’audit, il ne peut se perdre et il est plus facile à stocker
et à retrouver.

Pour les clients, le système est plus simple. Tout ce dont ils ont besoin, c’est d’une app qui se connecte au back office à l’aide d’une solution de facturation dématérialisée. Dotés des privilèges adéquats, les utilisateurs peuvent retrouver les factures instantanément, ce qui rend le traitement des factures plus ouvert et plus visible. Pour ajouter un utilisateur, il suffit de créer une nouvelle adresse de courrier électronique et un nouveau nom de compte, ce qui octroie un accès instantané au système. Inversement, supprimer un utilisateur est tout aussi rapide.

La première étape pour trouver un service dématérialisé approprié, c’est de sélectionner plusieurs fournisseurs potentiels et de comparer les services. L’étape suivante consiste à en choisir un et à se lancer avec lui. La plupart des organisations verront immédiatement les avantages d’une rationalisation de leur facturation. La productivité du personnel va augmenter, les coûts vont chuter et les erreurs de facturation vont disparaître.